「バックオフィス業務って具体的にどんなものがあるの？」「他の企業ではどのように効率化を進めているのか知りたい」というお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、バックオフィス業務の基本的な役割から効率化のための具体的な方法までを詳しく解説します。さらに、効率化に成功した企業の実例もご紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

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バックオフィス業務とは

バックオフィス業務と対比されるものにはフロントオフィス業務があります。フロントオフィス業務は、営業やカスタマーサービスなど、顧客と直接関わる業務であり、企業の「顔」として外部に向けた活動を行います。一方、バックオフィス業務は、経理・財務・人事・総務といった、企業の内部運営を支える業務です。顧客と直接接触することはありませんが、これらの業務が企業全体の円滑な運営を支える重要な基盤となっています。

バックオフィス業務一覧

経理

経理は、会社の会計管理を担い、主に日常的な支払・伝票処理を行います。また、月次・年次決算を通じて必要な会計データを作成し、財務部門が財務諸表を作成できるようにサポートします。これにより、会社の財政状況を正確に把握し、健全な運営を支える基盤となります。

財務

財務は、資金調達や資産運用を通じて会社の長期的な財務戦略を策定します。資本構成を最適化し、予実管理を行うことで、会社の成長を持続させるための資金を確保します。また、リスク管理を通じて財務の安定性を確保する役割も担います。

人事

人事は、社員の採用・育成・評価を行い、適材適所の人材配置を実現します。さらに、社員が長く働き続けるための福利厚生制度の設計や、企業文化の醸成をサポートします。これにより、会社全体の生産性向上と社員満足度の向上を目指します。

労務

労務は、労働契約の管理、給与計算、社会保険手続きなどを行い、社員の労働条件を適切に管理します。労働基準法や労働関連法規に基づき、適正な労働環境を維持し、社員の健康と安全を守る役割も果たします。

法務

法務は、契約書の作成・レビューを通じて法律リスクを管理し、会社の法的トラブルを未然に防ぎます。また、コンプライアンス体制の構築や、社内規程の整備を行い、法令遵守を徹底します。株主総会の準備・運営においても重要な役割を果たします。

総務

総務は、オフィスの管理や物品調達、社内イベントの企画運営など、会社の円滑な運営を支える業務を担当します。また、社内規程の作成や、株主総会の運営が含まれる企業もあり、広範な業務範囲をカバーします。総務は、会社全体の働きやすさを確保する重要な役割を果たします。

情報システム

情報システムは、社内のITインフラの構築・管理を担当し、業務効率化を推進します。具体的には、社内ネットワークの構築・保守、セキュリティ対策の実施、業務システムの導入・運用を行います。社員が快適に業務を行える環境を提供することが情報システムの役割です。

バックオフィス業務はなぜ重要？

売上や顧客満足度に直結するため、フロントオフィスが主に注目されますが、バックオフィスは企業の根幹を支える重要な役割を果たしています。

バックオフィスは、ヒト・モノ・カネ、そして情報といった企業の重要な経営資源を管理し、経営に密接に関わる業務を担当しているからです。

バックオフィス機能が強化されることで、経営判断がより的確かつ迅速に行え、企業の経営資源をフルに活用し、競争力を高めることが可能になります。

バックオフィス業務の課題

会社を縁の下で支えるバックオフィス業務について、よくある課題をご紹介していきます。

①ミスが許されないノンコア業務が多い

バックオフィスの業務では、手入力や集計・目での確認といったアナログな業務が多くなってしまっています。さらに、マニュアルが紙で保管されていたり、印鑑も電子化されていないケースが多いのが特徴です。
アナログで仕事が行われている場合、ヒューマンエラーが起こりやすいだけでなく、複数人で同時に作業できないため、非効率も生じやすいでしょう。
ミスが許されない仕事ですが、アナログ業務が多いため、特に決算や新年度などの忙しい時期にヒューマンエラーが起きやすくなってしまっています。

②業務が属人化しやすい

バックオフィスの業務は高度な専門性や知識を必要とするものが多く、業務が特定の人に偏りがちです。また、決算や労務管理などでは年に1回しか発生しない仕事もあり、引き継ぎがされないケースもあります。
特定の人しかできない業務が多くあると、その人が離職や退職した場合に他の人が業務を行えずに業務がストップしてしまうでしょう。

バックオフィス業務を効率化するメリット

バックオフィスは基本的には少数精鋭です。したがって、フロントオフィスと同等以上に効率化は常に考え続けなければならないといえます。効率化によるメリットを2つご紹介します。

①コア業務に集中できる

バックオフィスの効率化を図ることで、残業時間が減り人員に余裕が生まれモチベーションが高まります。その結果、より重要なマネジメントや業績向上につながるような業務に集中することができるでしょう。

②業務を脱属人化できる

フローを見直したりデジタルを取り入れて業務を効率化することで、特定の人しかその業務を行えないという属人化した状態を解決することができます。例えばこれまで特定の人が行っていた集計や入力をデジタル化することで、誰でもその業務が担当できるようになり、離職によって業務が止まるリスクを減らすことができるでしょう。

バックオフィス効率化(経理業務)の成功事例

①エクシオグループ株式会社の事例(4000名×経費精算)

情報通信にかかわる設備構築サービスを提供するエクシオグループ株式会社は、経費精算の効率化を図り、TOKIUM経費精算を導入。従業員数約4000名という規模にレバレッジをかけ、間接業務を月1146時間も削減することに成功しました。

導入前の課題

導入前に特に課題に感じていたのは、経費精算における原本の扱いでした。
当時は別の経費精算システムを使っていたのですが、月末になると各拠点の社員が領収書を糊付けをし、部内承認をもらってから、原本を本社に送る流れとなっており、時間の無駄が発生していました。
さらに複数の拠点から領収書を送る郵送コストも大きく無駄に感じていたり、領収書を7年間保管するスペースのコストも増えていました。
当時ペーパーレス化が浸透し始めているタイミングで、より一層ペーパーレス化と業務の効率化を進め、社員が利益を生むコア業務に集中できる状態を作りたいという意識があってTOKIUM経費精算の導入を決めました。

導入後の状態

いつでもどこでも経費精算ができるようになったことが大きな変化でした。
さらに、電子帳簿保存法に対応できたことで、これまで領収書を原本で扱っていたことに伴うコストがなくなりました。具体的には領収書の糊付け・郵送・保管といった一連の時間や金銭的なコストが減り、承認までの時間が短縮できました。実際に申請にかかる時間が短くなっているというデータも得られています。
経費精算にかかる時間を効率化することで削減できた時間は、営業部ではお客様の対応といった本来の業務であるコア業務に使うことができるようになりました。加えて、経理部でもより付加価値の高い仕事に使うことができるようになり、高い効果を感じています。
エクシオグループ株式会社の導入事例については、以下を参照ください。

エクシオグループ株式会社

②株式会社アントステラの事例(1000名×請求書受領)

「ステラおばさんのクッキー」でおなじみの株式会社アントステラは請求書の受領・データ化の効率化を図り、TOKIUMインボイスを導入。出社不要で請求書の受領から支払いまでが完結できる状態を作り出すことに成功しました。

導入前の課題

以前は取引先からの請求書受け取りを全て紙で行っていましたが、2020年頭頃からコロナウイルスで会社として出社を制限していく方針に決まった時に紙での請求書の受け取りが大きな課題となりました。
また、以前紙で請求書を受け取っていたときは、経理部宛に送られて来るものと各部署宛に送られてくるものがありました。各部署宛に送られてくるものは部署内で承認をした後に経理に回ってくるのですが、その時期が月末月初に偏りがちで、月次処理に遅れが発生してしまうのも課題となっていました。
こういった課題から、コロナを機に会社としてペーパーレス化を進めていくことが必須と感じ、請求書受け取りシステムの導入を検討し始めました。

導入後の状態

出社しなくても請求書受取ができるようになったことで、各部署の承認者が月末や月初に社内にいなくてもよくなったのが大きなメリットとなりました。
各部署の担当者が場所にとらわれず自分の部署にとって成果を生む業務に集中できることになったのが大きな効果です。
多くの取引先が好意的に協力をしてくれたことでスムーズに移行でき、経理の立場としても、出社しなくても請求書受取から支払いまでが完結できるようになりました。
さらに、これまで原本をあいうえお順に並べるなどしてファイリングに時間がかかっていましたが、データ上で検索ができるようになったことで作業負荷が減り、経理部の更なる業務負荷削減にも繋がっています。
株式会社アントステラの導入事例については、以下を参照ください。

株式会社アントステラ