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ひとことで経理システムと言っても、用途に応じて、必要となるシステムは全く異なることはご存知でしょうか？
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本記事では、経理向けのシステムを用途別に分類し、各システムの詳細記事やサービス例をご紹介しております。経理システムを導入した成功事例についても記載しておりますので、ぜひ最後までご覧ください！
経理向けのシステムの分類
経理向けシステムには次のようなものがあります。
会計システム
帳簿の作成・取引の記録などを行う経理業務の根幹となるシステム。入力を効率化しながらヒューマンエラーを減らすことができる。
請求書発行システム
請求書を発行し取引先に送付をするシステム。月に何件も請求書発行がある場合、大幅に手間を減らすことができ、ペーパーレス化も促進できる。
経費精算システム
経費精算をオンラインで一貫して行えるようにするシステム。経理部だけでなく、交通費を申請する営業部などにもメリットが多い。
請求書受領システム
請求書を受け取り支払いまでを行うシステム。取引先の協力が必須だが、ペーパーレス化も促進できる。
経理業務と各経理システムの対応表
| 業務内容 | 効率化できるシステム |
|---|---|
| 帳簿の作成 | 会計システム |
| 取引の記録 | 会計システム |
| 帳票の発行・送付 | 請求書発行システム(会計システムを利用する場合もある) |
| 経費精算 | 経費精算システム |
| 請求書の受領・データ化 | 請求書受領システム |
会計システム
会計システムでは、日々の仕訳・債券債務の記録から決算書作成までを行うことができます。自動で入力される箇所を増やすことができるだけでなく、複数人での同時作業も可能となるため、ヒューマンエラーを減らし効率化を進めることができます。
また、パソコンでの入力が可能となるため紙の保管を減らしテレワークを促進することができます。システム選定の際には電子帳簿保存法への対応なども確認すると安心でしょう。
会計システムについては、以下の記事で紹介しています。
経費精算システム
経費の申請・承認からシステムへの連携までを一貫して行うシステムで、具体的には次のような3つの機能があります。
交通費の検索・入力・確認の手間を削減できます。
②経費申請・承認
プリントアウトややりとりの手間を削減できます。
③会計ソフトとの連携
転記や入力におけるミスや非効率を削減できます。
経理システムの代表的である経費精算システムは、経理の業務効率化・ペーパーレス化に必須のため、多くの企業が導入しています。
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請求書発行システム
請求書発行システムでは、請求書の作成→送付→入金確認までの一連の流れをシステム上で行うことができます。Excel管理・紙の印刷・郵送といった手間を省けるため、効率化に大きな効果があります。
さらに売上集計・債権管理・入金消込・見積書作成といった機能を持つものもあるので、必要なものがあるか事前に検討すると良いでしょう。
請求書発行システムについては、以下の記事で紹介されています。
請求書受領システム
請求書受領システムは、請求書の受取・読み取り・会計システムへの入力・保管までを一貫して行えるシステムで、次のような課題を解決できます。
請求書は取引先によって紙・PDFなどのフォーマットや内容の書式が異なり、確認に時間がかかりますが、システム導入により統一できます。
②入力の手間・ミス
システム導入により自動入力の箇所を増やせます。
③紙保管に伴うコスト・出社
紙で請求書を受け取ると都度ファイリングや出社が必要ですが、システム導入により自宅でペーパーレスに業務を行えます。
請求書受領システムも業務効率化・ペーパーレス化に直結する経理システムです。取引先からの請求書を受領・データ化して、経理に送付してくれるため、請求書を受け取るためだけの出社がなくなります。
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経理システムの導入事例
①経費精算システムの導入事例
情報通信にかかわる設備構築サービスを提供するエクシオグループ株式会社(従業員数約4000名)は、経費精算の効率化を図り、TOKIUM経費精算を導入。月間の間接業務を1146時間も削減することに成功しました。
導入前の課題
間接業務の稼働時間を減らして、利益を生む業務により時間をかけたいという意識があった。当時はペーパーレス化が進んでいる時代でしたが、紙の形で保管されている領収書の原本の扱いに課題を感じていました。
当時別の経費精算システムを利用している中で、次のような問題がありました。
・各社員の経費精算にかかる手間
毎月末になると各社員が領収書を糊付けし、部内承認をもらった後各拠点から本社経理部に郵送していた。
・郵送にかかるコスト
複数の拠点があったため、各拠点から本社経理部に郵送をするコスト負担も大きく感じていた。
・領収書の保管コスト
領収書を7年間保管しないといけないため、保管スペースのコストもかかっていた。
導入後の状態
レシートポストを導入したことで、次のような効果が得られました。
・場所時間の自由
経費精算をいつでもどこでも行えるようになり、業務負荷が削減された。
・時間・場所・お金のコストの削減
電子帳簿保存法にも対応したことで、領収書の糊付け・部内承認・郵送・保管といったコストを削減できた。
・より付加価値の高い業務へのシフト
経費の申請から承認までの時間が短縮された。そのため、削減できた時間をより利益をうむような稼働時間に変えることができた。
例えば営業部では、本来の業務である顧客とのやりとりにあてる時間を増やすことができた。また、経理部でもより付加価値の高い業務に時間を使えるようになった。
エクシオグループ株式会社の導入事例については、以下を参照ください。
②請求書受領システムの導入事例
「ステラおばさんのクッキー」でおなじみの株式会社アントステラ(従業員数約1000名)は請求書の受領・データ化の効率化を図り、TOKIUMインボイスを導入。全国60店舗を超える大規模チェーンながら、出社不要で請求書の受領から支払いまでが完結できる状態を作り出すことに成功しました。
導入前の課題
以前は請求書受領を全て紙で行っていましたが、次のような課題を感じていました。
・在宅勤務に対応できない
紙で請求書を受領していた時は当然のように出社をしていましたが、2020年頭にコロナウイルスが始まり在宅勤務推奨の方針となった際に対応ができなくなっていた。
・手続きの遅れ
当時、請求書受領を経理部で行うものと各部署で行うものが混在していた。特に各部署で行うものについて、月末月初に承認者がいないため部内承認が遅れてしまい、経理の月次処理にも影響してしまうケースが多くあった。
このような背景から、請求書受領をペーパーレス化して、出社を減らし手続きを効率化する必要性を強く感じシステム導入を検討し始めました。
導入後の状態
インボイスポストを導入したことで、次のような効果が得られました。
・各部署の業務負荷削減
請求書をオンラインで受領できるようになったことで、各部署の承認者が月末月初に社内にいる必要がなくなり、どこでも承認業務を進められるようになり、各部署はより自部署の成果をあげられる活動に取り組めるようになった。
・経理部の業務負荷削減
一部紙での受け取りは残っていますが送付先をBEARTAILにしているため、同社としては出社する必要がなくなり、経理部としても在宅勤務が可能となった。また、保管についてもこれまではあいうえお順にファイリングする手間がありましたが、データ上ですぐに検索できるようになり作業負荷が削減された。
株式会社アントステラの導入事例については、以下を参照ください。
