企業が安定した事業を行うためには、期日内の代金回収が重要です。しかし、代金を回収できなかったり、取引先の担当者や責任者へ連絡しても入金されなかったりする可能性もあります。

期日内に取引先からの入金を確認できなかった場合、督促状の発行、送付も検討しましょう。本記事では、督促状の概要や催促状との違い、督促状の書き方、代金の催促方法について解説します。

請求書の基礎知識については「請求書の書き方を見本で解説【失敗しない書き方・送り方】」を参考にしてみてください。

督促状とは

督促状とは、支払い期日内に入金や借金返済が確認されない場合に、早急な入金や返済を促すための書類のことです。「督促」という言葉は、約束の実行をうながすことを意味を意味します。

通常、督促状は紙媒体で郵送しますが、督促状は紙媒体でなければならないという法律は存在しません。そのため、督促状を電子メールやSNSを利用して送ることも可能です。

催促状との違い

督促状と似た効果を持つ書類に、催促状があります。催促状は督促状と同様に、代金の入金を促す役割を持ちます。しかし入金を促す強制力は、催促状より督促状のほうが強いです。

そのため、催促状は督促状を送る前に送付される書類となっています。催促状を送付しても入金が確認されなかった場合に、督促状を送付します。

督促状の法的効果

督促状には、消滅時効の完成をストップさせる効果があります。消滅時効とは、債権者（お金を貸した人）が債務者（お金を借りた人）に対して請求を行わなかった場合、一定期間経過した時点で債権者の法的な権利を消滅させる制度です。つまり、代金回収を怠ってしまうと、未払いの代金に対して法的措置を取れなくなることを指します。

督促状を送付すると、消滅時効の完成を6ヶ月停止できます。そのため、時効を停止させた期間で法的措置を検討できます。

しかし督促状には、消滅時効の完成をストップさせる法的効力しかないため、支払いの義務をすぐに発生させたり、差し押さえのような効力は持ちません。そのため、督促状を送付しても入金される様子がない場合は、消滅時効が完成する前に法的措置を取る必要があります。

消滅時効については以下の記事で詳しく説明しています。

【消滅時効に関するお役立ち記事】
【税理士監修】得意先の請求書未払い（未入金・未収）でのデメリットは？対応手順や対策も詳しく解説

督促状の書き方

記載事項

督促状の記載事項は、以下の通りです。

• 宛先
• 発行日・差出人名
• 表題
• 支払い要求
• 法的措置に言及
• 返信欄

企業間の取引の場合、宛先に企業名を記載します。発行日は督促状の発行日か送付日を、差出人名は会社名や担当部署、担当者、上役を記名し捺印しましょう。

表題は「督促状」と記載します。もう少し柔らかい表現にしたい場合は、「お支払のお願い」などと表記すると良いでしょう。

支払い要求にはどの件の支払いなのか、支払い金額、支払期限、支払予定を具体的に記載します。督促状を送付しても支払いがない場合は、法的措置をとることも言及しておくべきです。取引先に支払いについての記載をもらうために、返信欄も設けましょう。

例文・テンプレート

ここでは、督促状の例文・テンプレートを紹介します。

督促状を送付する方法・タイミング

督促状は、普通郵便で送付するのが一般的です。督促状と催促する代金の請求書を同封しましょう。請求書に再発行の印を押すと、取引先の二重計上を防止できます。

督促状を送るタイミングは、催促状を送ってから1週間経っても連絡がない時が良いでしょう。

支払期日が過ぎても入金されない場合、まずは支払いを促す催促メールを送ります。それでも反応がない場合は紙面で催促状を送り、その後に督促状を送るのが一般的な流れです。

督促状を出しても支払いがない場合

ここからは、督促状を出しても支払いがない場合の対処法について解説します。

再度督促状を発行する

督促状を送っても支払いがない場合、再度催促状を送りましょう。再度督促状を発行する場合は、最初に送った督促状よりも文言を強めた内容にすることをおすすめします。

また、支払いされなかった経緯を述べ、法的措置を取らざるを得ないことも記載しましょう。加えて法的措置を取る場合は、督促状が重要な証拠として扱われるため、再度発行する督促状の文言は慎重に選びましょう。

内容証明郵便を送る

督促状を再度送っても入金されない場合は、普通郵便でなく内容証明郵便として督促状を送りましょう。内容証明郵便とは、郵便局が郵便物の内容を証明してくれる郵便制度です。

あくまでも郵便物の内容を証明する制度であるため、督促状の内容の信憑性を上げるものではありません。しかし法的手段を取る場合、郵便物の内容証明は法的証拠になります。

法的手段を取る

督促状の再発行や内容証明郵便を利用しても入金されない場合、法的手段を取ることになります。未払金に対する法的手段には、支払督促、少額訴訟、通常訴訟の3種類があります。

支払督促

支払督促とは代金の未払いのような事案に対して、裁判所が支払い命令を出してくれる制度です。支払督促は書類審査が通れば受けられます。通常の裁判のように証拠の提出や、裁判所への出願をする必要がありません。

少額訴訟

少額訴訟とは、60万円以下の未払金を対象に利用できる簡易裁判所の制度です。少額訴訟では原則1回の審理で判決が決められるため、簡単かつ迅速に未払金の回収を行えます。

通常訴訟

支払督促や少額訴訟以外は、通常訴訟として提起します。未払金が140万円以下の場合は簡易裁判所、140万円を上回る場合は地方裁判所が管轄します。通常訴訟の場合、当事者の契約内容の立証について裁判所が判断するため、解決には半年から1年程度の期間が必要です。

代金未回収のリスク

代金未回収のリスクは、企業にとって大きなリスクとなります。代金の回収が行われないと、業績上で利益を出していても資金繰りが狂ってしまうでしょう。その結果、黒字なのに会社が倒産してしまう可能性もあります。

未払金について法的措置を取る場合、督促状は法的証拠になります。そのため、取引先が督促状に従うかどうかに限らず、督促状を送付することは重要です。

なお、未払金の回収に対し、与信管理から回収まで代行してくれるサービスがあります。請求業務に時間を割きたくない場合、代行サービスを利用するのも一つの手でしょう。

督促状が届いた時の対処法

以上では自社が取引先に対して督促状を送付する場合を見てきましたが、逆に督促状が届いてしまった場合はどのように対応すれば良いのでしょうか。

期限内に支払いを行う

督促状が届いた場合、督促状の期限内に支払いを行いましょう。督促状の記述に従って支払いを終えれば、大きなトラブルが起こることはありません。支払い遅延に対する損害金も少額で済むでしょう。
支払いできる見込みはあるけれど期日に間に合わない場合は、支払いが遅れる理由といつまでに支払えるのかを、取引先に連絡しましょう。

支払いができない場合は取引先へ相談する

督促状に対する支払いを行えない場合は、取引先へ相談しましょう。支払えない理由によっては、分割返済や支払猶予の延長を認めてもらえるかもしれません。

取引先に連絡しても解決しなかった場合は、任意整理を検討しましょう。任意整理とは、買掛金の減額や分割の支払いを要請する手続きです。任意整理についての知識がない場合は、司法書士や弁護士を介して手続きすることをおすすめします。

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まとめ

本記事では、督促状の概要や書き方、送付するタイミング、督促状を送っても支払いがない場合の対処法などを解説しました。

代金の未回収は、企業が経営を続ける上での大きなリスクになります。代金の未回収にしっかり対応できるように、支払いの催促方法や督促状の送り方は覚えておきましょう。