ビジネスでのさまざまな取引で必要な書類には、主に見積書、納品書、請求書、領収書が挙げられます。その中でも、使用頻度が多いとされるのが、見積書と請求書です。
本記事では、見積書とはどのような書類であるのか、一般的な取引や、使用する理由について示しながら解説します。また、見積書の書き方と作成時の注意点についても解説します。見積書を作成する際は、ぜひ参考にしてみて下さい。

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見積書とは

見積書は、受注者が取引内容を発注者に前もって伝えるための書類です。見積書には主に、以下の内容が記載されます。
 
・制作物の金額
・制作物の数量
・制作工程
・制作期間
見積書はビジネスにおいて、契約内容の確認に用いられることが多いです。そのため、制作物の内容について、発注者と受注者の間で認識のズレがある場合、見積書を確認することで早めに認識のズレを解消できます。
また、その他の見積書の利用例に、発注者が複数の見積書を見比べて、業務をお願いするかの判断材料にする場合が挙げられます。このような発注者が複数の受注者に同じ条件で見積を依頼し、見積内容の比較を行うことを「相見積」と言います。

見積書の役割

見積書には、ビジネスの初期段階でやり取りされ、取引をスタートさせるという役割があります。発注者は見積書によって費用の概算を確認することができ、実際に取引に進むべきかの判断材料となります。
また、見積書によって発注者と受注者の取引内容への認識を一致させ、トラブルを未然に防ぐ役割もあります。このように、見積書は取引上重要な書類であるために、一定期間の保管が義務付けられています。

見積書の持つ法的な意味

見積書を発行することは、法的にも重要な意味があります。契約の成立に関するルールを定めた民法によると、一方の当事者による「申込み」に対して他方の当事者が「承諾」をした場合は、当事者間に契約が成立するとされています。
見積書の発行は契約の「申込み」としての性格を有していますので、相手方から発注書などで承諾の意思表示がされれば、両者の意思表示が合致したこととなり、契約が成立します。そのため、見積書と発注書のやりとりによって、民法上の契約が成立することになるのです。

見積書が必要な理由

契約内容の透明化

見積書では、納品する商品やサービスの内容・金額だけでなく、手数料や送料まで正確に記載されるため、取引内容を具体的に共有できます。これにより、契約内容に対しての認識のズレが無くなりスムーズな取引を進めることができます。

取引内容を記録する

法律で見積書を作成する義務がないからと言って、口約束のみでは、双方の食い違いなどからトラブルが起きかねません。記録として残すことができる点からも、見積書の作成は重要です。書面で取引の内容を残すことで、トラブルを未然に防ぎましょう。
なお、見積書は取引の証拠となる証憑書類のため、原則として決算期の単位で7年後の法人税の申告期限日までの期間、保管しなければなりません。

取引の流れを作る

発注側は、取引を開始するかどうかの判断材料として、見積書を活用しています。取引は、以下のような流れで進み、見積書はその流れを作る重要な役割を果たしています。
 
・受注側が見積書を発行する
・発注側が見積書の内容を確認し、同意する
・発注側が正式な契約を開始する合図として、発注書を発行する
・受注側が発注書の内容を確認し、発注請書を発行する

見積書の記載項目

見積書の記載項目は以下の通りです。
・宛先と通番
・発行日
・タイトル
・見積金額
・納品場所
・見積有効期限
・明細番号
・商品情報

・宛先と通番

誰に宛てた見積書であるのかを記載します。また、見積書を発行する企業の多くは、通し番号があるので、そちらも記入して下さい。この番号があることで、管理しやすくなり、発注依頼も迅速に対応することができます。

・発行日

見積書には発行された日付を必ず記載してください。いつ発行された見積書かわかることでスムーズに取引を行うことができます。また、有効期限が担保されます。

・タイトル

「見積書」「お見積もり」「お見積書」など題名を記述することにより、何についての書類かすぐに分かるようにして下さい。加えて、見積もりの依頼に対するお礼や挨拶などを加えることがビジネスマナーです。

・見積金額

合計見積金額を記載して下さい。税抜と税込のどちらであるかも記載しましょう。

・納品場所

依頼された商品の納品場所を記載します。

・見積有効期限

見積書の内容がいつまで有効であるのかを明確にする項目です。

・商品情報

納品する商品やサービスに関する情報を、以下の形で記載して下さい。

• 品番・品名
• 商品の数量
• 商品の単価
• 商品の金額

見積書を書く際の注意点

正確な数字になっているか

見積書には、合計見積金額、納入個数、取引日などの数字が含まれています。これらは、のちの正式契約の際、最も重要となる内容です。本来の請求金額を下回る場合、記載額のまま取引に応じなければならないケースもあります。そのため、計算ミス、記載ミスがないように何度も確認しましょう。

スピーディーに提出する

記載内容は、誤りがないよう慎重に確認する必要がある一方で、できる限り見積書を早く発行し、受注機会を逃さないようにすることが大切です。見積書の作成時点では、取引先には相当程度の契約意思があると考えられます。
見積書の提出が遅れてしまうと、他社に契約が奪われてしまうなどのリスクがあるため、見積書はできるだけ早めに提出しましょう。

納期の設定は適切か

納期の設定を見誤り、納期が守れないことは取引間の信用問題に関わります。遅すぎる納期を設定することで、他社に劣ってしまうという懸念もあると思いますが、きちんとスケジュールの見積を行い、慎重な納期の設定をしましょう。

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まとめ

本記事では、見積書とはどのような書類であるのか、一般的な取引や、使用する理由について示しながら解説してきました。また、見積書の書き方と作成時の注意点についても紹介致しました。
見積書に発行義務はありませんが、取引先とのトラブル防止や信頼関係の構築に欠かせない書類であるため、発行することをおすすめします。
また書類を電子化することで、書類作成の業務効率化を図ることができます。見積書の電子化を検討中の方は、TOKIUMインボイスの導入を推奨致します。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。