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取引先からメールで送られてくる見積書に対し、どのように返信すれば良いか迷う人が多いのではないでしょうか。特に、見積もりの内容を断りたい場合や、一旦保留にしたい場合の返信に気を揉んでいる人も多いでしょう。
今回は、見積書メールへの返信の仕方について、「発注する場合」「お断りする場合」「保留にする場合」の3パターンに分けて、具体的な返信テンプレートを紹介しながら解説していきます。
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見積もりの依頼に対するメール
見積書をもらった際は、マナーとして、まずは見積書の作成と送付に対するお礼のメールを送りましょう。また、発注するか否かがまだ決定していなくても、見積書を確認・検討している旨をお礼のメール内で伝えることが大切です。
また、見積書の送付依頼の仕方について知りたい方はこちらの記事をご参照ください。
例文1: 見積もり通りに発注する場合
〇〇株式会社
xx様
いつもお世話になっております。
□□会社の△△でございます。
先日は、ご多忙にもかかわらず、お見積書をお送りくださり厚くお礼申し上げます。
その後、拝受しました。
お見積書を検討させていただきました結果
上司からの承諾を得ることが出来ました。
つきまして、ご提示いただいた金額で正式に発注をお願いいたしたく存じます。
まずは発注書を送付いたしますので、ご確認をお願い致します。
内容に不備などがございましたら、〇〇宛までご連絡をお願い致します。
引き続きよろしくお願い致します。
(署名は省略)
例文2: お断りする場合
〇〇株式会社
xx様
いつもお世話になっております。
□□会社の△△でございます。
先日は、ご多忙にもかかわらず、お見積書をお送りくださり厚くお礼申し上げます。
社内にて、内容を慎重に検討させていただいた結果
誠に恐縮ではございますが、費用面での折り合いがつかず
今回は見送らせていただくことになりました。
せっかくのご提案にお応えできずに大変申し訳ございません。
何卒事情をご賢察のうえ、ご了承いただきますよう、お願い申し上げます。
例文3: 社内で内容を検討する場合
〇〇株式会社
xx様
いつもお世話になっております。
□□会社の△△でございます。
先日依頼しました
「○○○○」のお見積書を拝受いたしました。
突然のお願いにもかかわらず、ご丁寧な対応いただきましたこと厚くお礼申し上げます。
お見積書の内容につきましては、
早々に社内精査のうえ、検討を進めてまいります。
確認事項が出た際には、ご相談することもあるかと存じますが
その際には、お力添えいただければ幸いです。
何卒宜しくお願い致します。
(署名は省略)
見積書の返信メールに関する注意点
24時間以内に対応
返信が遅いと、相手側を不安にさせることに繋がります。そのため、返信は24時間以内に必ず行いましょう。
時間の関係で承諾・お断りが決まっていない場合でも、まずは見積書を拝受したお礼と、見積書を確認・検討していることを伝えましょう。返信が遅れてしまうと、お礼の効果も薄れてしまいかねません。
見積書が届かない場合は催促メールを送る
見積書の依頼をしたのに約束の日時を過ぎていても届かない、そのような場合は催促メールを送り、発送手続きを促しましょう。
内容としては、まだ見積書がもらえていないということ、そして見積書の送付期限も必ず書きます。「何かの行き違いがあったのでは思い」などと、相手の過失ではない場合を考慮することが大切です。メールが見られているか確認したい場合は、催促メールを送信後に確認の電話を入れてみましょう。
社内検討に時間がかかる場合は早急に伝える
返信が遅いと相手を不安にしてしまう可能性があります。そのため、社内検討で時間がかかりそうな場合は、お礼の返信の際に「検討結果につきましては、◯日を目処に再度メールにてご返信いたします」という風に、大まかな返信期日を伝えるようにしましょう。
見積書の送付に関する注意点
今までの返信側を踏まえて、以下では反対に、見積書の送付時の注意点について説明します。
PDFファイルに変換して添付する
Excelなどで送信してしまうと相手が変更できてしまうため、PDFファイルに変更して送信するようにしましょう。また、PDFファイルは法的に有効であるので、仮に見積書発行企業に対して税務調査が入った場合でも何ら問題は生じません。
パスワード付きzipファイルは使わない
パスワード付きzipファイルを使うことの問題点は次のようになります。
- パスワードメールの盗聴リスクがある
- ウイルスチェックができない
- 無料ソフトでzipパスワードを容易に解析できる
- 受信者の生産性とパスワード管理の安全性を著しく低下させる
できるだけ、パスワード付きzipファイルは使わないようにしましょう。
見積書のメールで双方が心がけるべきポイント
双方が心地よく取引をするための見積書送付側・見積書受け取り側の双方が心がけるポイントについて解説していきます。
丁寧で思いやりのある内容にする
見積書は、依頼した側も依頼された側も、相手の出方や反応が非常に気になる書類です。また、見積書はあくまでも金額や内容の確認をするための書類であり、契約の締結をするものではありません。そのため、丁寧で思いやりのある内容を心がけ、受注の可能性を挙げようと努めることが大切です。
相手の立場になってどんなメールを送るべきなのか考え、丁寧で思いやりのあるやり取りを心がけましょう。
敬語の間違いに気をつける
ビジネスの場面では間違った敬語を極力減らし、失礼のない見積書・メールを作っていきましょう。
身内敬語はよくある間違いです。具体的には、自分の会社の社長のことを言うときに、「弊社の社長が仰っていて、、、」などがあります。身内に対しては謙譲語を使うことを心がけてください。
そのほかによくある間違いは、「おっしゃられていた」などの２重敬語や、「A社の〇〇様がまいりまして」などの他者謙譲語です。２重敬語の例であれば、「おっしゃっていた」、そして他者謙譲語の例であれば、「A社の〇〇様がお見えになりまして」が正しい使い方になります。今一度相手方に送信する前に確認するとよいでしょう。
まとめ
本記事では、見積書の依頼に対するメールの文面や留意点などをまとめていきました。
相手会社様との取引の場面では、メールのやり取りの場面では双方に心がけるべき点があります。ですので、状況に応じて何について気を付けるべきかを考え、メールのやり取りに当たるとよいでしょう。
なお、見積書は国税関係書類の一つであり、法人の場合、受け取った際には原則7年間の保存が必要になります。また、電子帳簿保存法の改正によって、2024年からはメールを通じ電子で受け取った見積書は電子のまま保存する必要が生じますので、メールで受け取る見積書の電子保存に対応できるようにしましょう。
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