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会社の経費で商品やサービスの精算をしようとしたら、領収書をもらい忘れていた。
または紛失してしまった経験はありませんか？
もし領収書をもらい忘れたり紛失したりしたら、後日発行や再発行できるのでしょうか？本記事では、領収書の後日発行や再発行の扱いについて解説します。
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そもそも領収書とは
領収書とは、商品やサービスの金銭を提供者が請求し、それに対する対価が支払われた場合に発行される証明書です。領収書には取引日、金額、受取者名、支払者名、宛名、但し書きなどが記載されます。
商品やサービスの購入者、提供者の両者がトラブルを避けるために、領収書は金銭を提供者が受け取るタイミングで発行するのが通例です。
法律上、金銭の支払側からの領収書発行要求に対し、金銭の受取側は領収書を発行する義務があります。しかし、金銭の受取側に領収書再発行の義務はありません。
また、金銭の受取側は領収書再発行に応じると、二重発行した領収書を不正利用されるリスクを被ります。そのため、金銭の支払側が領収書の再発行を求めても、受取側は要求に応じない可能性が高いです。
領収書が必要となるタイミング
領収書が必要となるタイミングは、主に会社員が業務上で立て替えた経費の精算時です。立て替えた金額を精算するためには、決済した証明書として領収書を会社に提出しなければなりません。自営業の場合は、業務上発生した支払いを経費として計上するために領収書が必要です。
また税法上、領収書には保管義務期間が設けられており、最低7年間保管しなければなりません。確定申告や税務調査などで提示を求められる場合があるので注意しましょう。電子帳簿保存法の改正内容をふまえた領収書の保管期間について詳しく知りたい場合は、下記記事が参考になります。
領収書の後日発行・再発行は可能？
商品やサービス購入時のレシートがあれば、領収書の後日発行ができます。しかし、領収書の再発行は困難とされています。
先述したように領収書には再発行義務はなく、二重発行や不正利用の危険性が伴うため、金銭の受取側が領収書の再発行に応じる可能性は低いでしょう。
場合によっては、領収書を再発行してもらえる可能性があるため、一度領収書の再発行を要求してみる価値はあるかもしれません。
後日発行・再発行時の注意点
領収書の後日発行、再発行にはいくつかの注意点があります。ここでは、領収書の後日発行、再発行時の注意点について解説します。
後日発行でも日付は変更不可
領収書を後日発行してもらう際、領収書の日付を後日発行日には変えられません。領収書は金銭取引をしたことを示す証明書であるため、金銭取引が行われた日付で発行されます。
そのため、金銭取引が行われた日付が確認できない場合、領収書の後日発行はできません。
なお、元の領収書の日付が間違って発行されていた場合は、後日発行日の日付で領収書を発行してもらえる可能性が高いです。
再発行では二重発行に注意
先述しているように領収書の再発行は二重発行となるため、金銭の支払側と受取側の両者に法律上のリスクがあります。
リスクを承知の上で領収書を再発行する際は、再発行された領収書に「再発行」と明記することが重要です。前の領収書の控えと再発行した領収書の控えを、一緒に保管しておく必要もあります。
領収書の再発行を行う際は不正利用を防ぐために、いつの売上に該当するのかを但し書きや備考欄に記載するようにしましょう。
その他の紛失時の対処方法
ここからは領収書を紛失してしまった際の再発行以外の対処法について解説します。
1 . レシートで代用
レシートの証憑書類としての信頼性は領収書よりも低いですが、多くの場合は領収書の代用としてレシートを利用することができます。
領収書に必要な記載事項は、以下のとおりです。
- 日付
- 宛名
- 但し書き
- 金額
- 発行者
宛名以外の内容はレシートにも記載されているため、十分領収書の代用になり得ます。
2 . 購入証明書・支払い証明書の請求
領収書の再発行が困難でも、領収書と同等の力を持つ購入証明書や支払い証明書を発行してもらえる場合があります。
ただし、多くの購入証明書や支払い証明書は有料となっています。有料でも経費に計上したい場合は、購入証明書や支払い証明書の請求をしてみましょう。
3 . 出金伝票に記入
レシートを紛失してしまい、購入証明書や支払い証明書の発行も難しい場合は、出金伝票に記入する方法があります。
領収書に記載される内容が出金伝票に記入されていれば、領収書の代わりにできます。ただし、税務署の「反面調査」で支払い事実が確認できない場合、経費として認められません。（反面調査とは、税務署が支払先に対して支払いの事実確認を行う行為です。）
出金伝票に記入する際は、税務署が支払いの事実を確認できるように記録するようにしましょう。
4 . カード明細で代用
支払いにカードを利用していた場合、カード明細を領収書の代用として利用できます。
法改正による税務書類の電子化の動き
2022年1月に電子帳簿保存法改正が施行され、国税関連書類のデータ保存に関する要件が大幅に緩和されると期待されています。法改正後は領収書などの税務署類の電子化が大幅に進んでいくでしょう。
また、2023年10月から導入された仕入税額控除制度に合わせて、保存義務のなかった3万円以下の領収書を含むすべての領収書を保存しなければなりません。
税務署類の電子保存に対するハードルが下がることや、領収書を全て保存しなければならなくなる動きによって、税務署類の電子データ保管が必須になると考えられます。
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税務書類を電子化するメリット
1 . 紛失の防止
税務署類を電子化すると紙面状の書類をどこかに置き忘れなどが防げるため、書類の紛失の防止につながります。
今回解説してきたように領収書は再発行が困難な書類であるため、紛失しないように保存することが重要です。
2 . 業務の効率化
税務署類を電子化すると書類の印刷やスキャン、ファイリングといった業務がなくなるため、業務の効率化を図ることができます。
また、膨大な書類の中から必要な書類を探すような、手間と時間のかかる作業も不要になります。
3 . コスト、スペースの削減
税務署類を電子化すると、今まで書類を保存していたスペースが必要なくなるため、スペースの削減にもつながります。
また、書類印刷にかかっていた紙代やインク代、書類保存にかかっていたファイル代やバインダー代、キャビネット代などのコストも合わせて削減することができます。
4 . テレワークへの対応
税務署類を電子化すると書類のやり取りが全てデータで行えるため、会社にいちいち出向く必要がなくなり、業務のテレワーク化を行うことができます。
領収書管理の効率化なら経費精算システムがおすすめ
領収書を電子化して管理するなら、経費精算システムの導入がおすすめです。システムを利用することで、領収書をスマホで撮影してクラウド上にアップロードし、経理担当者はクラウド上で承認するだけで経費精算が完了します。また領収書原本と申請内容の突合点検を突合点検や原本保管も代行してくれるシステムもあるため、経理担当者が抱える領収書の管理業務を一掃できます。
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まとめ
本記事では領収書の後日発行や再発行について、税務署類の電子化の動きとメリットについて解説しました。
領収書など税務書類の取り扱いについては、確実かつ安全に、そして電子保存化の動きに対応することが重要です。今後、領収書等を含めた経費精算業務の効率化・ペーパーレス化を目指したい方は、経費精算システムの活用を検討してみてください。
