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請求書の控えが電子帳簿保存法の対象書類であること、また2023年10月から開始したインボイス制度により請求書の控えを発行する義務が発生することはご存知でしょうか？
本記事では、請求書の控えの管理方法や保存義務、電子保存の方法について解説します。ぜひ最後までご覧ください。
請求書の控え(写し)とは
請求書の控えとは、取引先に送付した正式の請求書とは別に、発行側が写しとしてとっておくものを指します。いわば、原本の請求書のコピーにあたります。
請求書控え（写し）の役割は、取引の証拠や記録を残すことです。請求書は金銭を支払う側が受け取る書類なので、そのままでは発行側には書類が残りません。そこで、請求書の発行側が控えを作り保管することで、取引の証拠や記録を残すことができます。例えば、先方から請求金額が違っていたなどの申し出があった場合には、請求書の控えとつけ合わせ、その事実を確認する上で役立ちます。
請求書控えの管理
請求書控えを管理するうえで大切なのが、「請求が行われたかどうか」です。多忙な業務の中で請求書の発行を忘れてしまうと、取引先によってはそのまま支払わずに過ぎてしまうことがあります。
このため、請求書が今どの状態であるのか適切に管理をする必要があります。請求書の状態として、大きく「入金待ちの請求書控え」「入金済みの請求書控え」「未入金の請求書控え」の3種類に分けられます。
この3種類の請求書の管理を行えば請求に対する支払いがどの状態か把握でき、請求書の保管についても正しく行うことが可能となります。
1.入金待ちの請求書控え
請求書を発行し、支払いが行われる日は企業によって異なります。このため、請求書を発行し終わり、支払いの期日まで相手からの入金を待つ場合、「入金待ちの請求書控え」として管理します。
場合によっては支払い期日前に入金を行うこともあるため、定期的に確認することも大切です。
2.入金済みの請求書控え
発行した請求書の支払い期日が来たものは、口座へ入金されているか確認します。この際、取引先によって振込手数料の処理が異なったり、端数が切捨てにされている場合などあるため、1件ずつしっかりと確認しましょう。
請求書と金額に相違がなければ「入金済み」とわかるように印鑑やチェックを行い「入金済みの請求書控え」として分けて管理します。
3.未入金の請求書控え
支払い期日を過ぎても口座への入金が確認できない場合、「未入金の請求書控え」として管理します。未入金となっている請求書の取引先に連絡を行い、状況の確認と、いつ頃入金が出来るか確認します。
入金が確認できた場合は「入金済みの請求書控え」と同じ処理、管理を行います。
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請求書控えを作成・保存する義務はある？
請求書には、発行義務がありませんが受領側には7〜10年間の保存義務が法律で定められています。請求書の控えには、作成義務や保存義務は存在するのでしょうか。
インボイス制度導入以前は請求書控えの保存義務あり（作成義務なし）
インボイス制度施行以前の法制度では、請求書控えの作成義務はありませんが、請求書の原本と同様に保存義務がありました。
逆の言い方をすると、請求書の控えを発行しない場合は控えを保存しなくても良いということです。法律では請求書の控えを発行しなければならないと定められていません。
インボイス制度導入後（現行制度）、控えの作成・保存が義務化
2023年10月から導入されたインボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受ける「適格請求書発行事業者」には、請求書（インボイス）の控えの作成および保存が義務化されます。
インボイス制度が導入され、認定された事業者のみが発行できる「適格請求書」のみが仕入税額控除を受けられる対象になり、それ以外の請求書類では仕入税額控除ができなくなりました。
インボイス制度については、以下の記事で詳しく説明しています。
請求書の控えの保存期間
請求書の控えの保存期間は法人の場合と個人事業主の場合とで異なります。法人の場合は原則7年間となり、個人事業主の場合は原則5年間となります。
税額控除を受ける場合は10年となる場合もあるため、会社の状況に応じて保存期間が変わることがあります。詳しくは以下の記事でご確認ください。こちらの記事は請求書についての内容ですが、請求書の控えについても要件は同等です。
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請求書の控えの保存方法
紙で保存
メール等で届いた請求書は紙に印刷して保存します。これを月別にまとめ、会社によっては取引先ごとにまとめます。
１か月に数十枚もの請求書が届く場合、１枚ずつ仕分けするのも手間ですが、取引先から請求書に関する問い合わせがあったときに素早く対応できるよう、わかりやすくしておくことも大切です。さらに、処分するときのことを考え、処分時期を明確にしておくことも必要となります。
電子データで保存
請求書の控えをはじめとする書類は、決められた要件を満たすことで電子化し、保存することが電子帳簿保存法により認められています。次に示す要件を満たすツールの導入が必要となるでしょう。
・真実性の確保
電子データで保存するときに「真実性の確保」という要件を満たす必要があります。これは、データが改ざんされていないことや、いつ受信したデータであるかを明記する必要があるというものです。このため、「電子署名」や「タイムスタンプ」を付けることになります。
「電子署名」をすることで電子化したのは誰かということをはっきりさせます。そして「タイムスタンプを付けることでデータの受信以降にデータの変更が行われていないことを証明します。
・可視性の確保
電子データで保存するときの要件に「可視性の確保」というのもあります。これは誰でもすぐに必要な請求書を確認できるようにシステムの仕様書を備え付けておくことや、データの検索ができるようにしておくことです。
こうすることで、税務署の方が来てもすぐに対応することができ、双方にとって役立つ仕組みです。
電子帳簿保存法についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご確認ください。
まとめ
紙で請求書を保存するということは、経理担当者の事務負担が多く、専念すべき経理業務の時間を削ることになります。会社にとっても無駄なコストを減らすことができるかもしれません。
請求書を電子化する場合、いくつかの要件を満たす必要があるため、最初はハードルが高く感じるかもしれません。自社ですべてを行うことが難しい場合、TOKIUMインボイス等を利用することで手間を省いて電子化のメリットを教授することができます。
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