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ビジネスの場でよく使われる請求書と領収書。
経理担当者の中には、これらの違いや請求書を領収書として使っていいのかといった疑問を持たれる方も多いと思います。
この記事の目的は、請求書と領収書の違いを基礎から理解し、それぞれについての用途について理解を深めることにあります。
また、「領収書としてクレジットカードが代わりに使えるのか」や収入用紙の要否についても解説しているので、最後まで読んでいただけると幸いです。
請求書の基礎知識については「請求書の書き方を見本で解説【失敗しない書き方・送り方】」を参考にしてみてください。
請求書と領収書の違い
請求書とは、サービスや物に対する料金の支払いを請求する書類で、金額や支払い内容、支払い期日や振込先が記入されています。
一方、領収書は支払いを受けた後に、代金を領収したことを示す書類で、金額や支払い内容は記入されていますが、支払い期日や振込先の記入は必須ではありません。
発行するタイミングもそれぞれ異なります。請求書は、相手にお金を請求する書類のため、支払い前に発行されるのに対して、領収書は相手からお金を受け取ったことを示す書類のため、支払い後に発行されます。
発行義務についてですが、請求書の発行は法律上義務となっていません。しかし、日本ではトラブルを防ぐためにも発行されることが多いです。一方、領収書は支払いを行なった者が請求した場合、発行が法律上の義務となっています。
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請求書兼領収書とは
企業間取引では、請求書が発行された後、月末などの支払い期日までに支払いがされ、領収書が発行されるという流れが多いです。
一方で、請求と支払いが同時に行われる場合には、請求書兼領収書が使われます。具体的には、個人の買い物や病院の窓口などでよく使われます。形としては請求書の下に領収書がついているものや、請求書にあらかじめ領収済みと記載されているものがあります。また、請求書兼領収書でも経費申請上問題ありません。
請求書は領収書の代わりになる？
原則領収書が必要です。例外として、銀行払いやクレジットカード払いの場合、明細と請求書が一緒にあれば領収書は不要となりますが、基本的に領収書の形で受け取るのが好ましいでしょう。
領収書として認められるもの
前述のように、原則として領収書をもらう必要があります。しかし、領収書を無くしてしまった場合や、取引先の祝電や香典、公共交通機関の利用などで領収書がもらえない場合があります。
領収書がない場合、以下の内容が記載されていれば、領収書に代わる明細として使用できます。
・日付
・誰が誰に対して支払ったか
・金額
・支払いの内容
・5万円を超える場合は、収入印紙と割印
具体的には、カード払いの利用明細、冠婚葬祭の場での招待状や挨拶状、公共機関による交通費のweb明細などがあります。
また、領収書がない場合、請求書があれば最終手段として証憑利用できます。請求書は、自身で書き写した伝票の形でなく、印刷したものを紙で保管した方が信頼性が高まります。
クレジット支払いは利用明細で代替可能！
領収書がない場合の代表例に、クレジット支払いがあります。クレジットカードで支払った際に領収書がもらえず戸惑った方もいらっしゃるのではないでしょうか。
クレジット支払いでは、原則領収書はもらえません。クレジット支払いは信用取引にあたり、カード決済を行なった状態では厳密にはまだ支払いがされておらず、後からカード会社を通して支払いがされます。そのため、クレジット支払いの場合、お店によっては領収書を出してくれることもありますが、発行義務はありません。
領収書がない場合、下記の記載事項を満たせば、利用明細書やレシートが領収書の代わりとなります。
・書類の発行者の名前と書類を受領する者の名前
・日付
・金額
・支払内容
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請求書・領収書に収入印紙は必要？
請求書に収入印紙は不要
国が決めた課税文書に課される税金のことを印紙税といい、印紙税を支払うために発行される証憑を収入印紙といいます。印紙税は企業間契約・不動産契約・株式・国家試験の受験料や交付料などに対して支払いを行います。
請求書には原則収入印紙は不要です。何故なら、印紙税は金銭のやり取りが生じた取引に対して支払う税金のため、請求書が発行された段階ではまだ支払いがされておらず、印紙税を支払う段階にない為です。
ただし、請求書兼領収書は、領収書としての性質をもち、既に金銭の支払いもされている為、収入印紙が必要となります。病院などで請求書兼領収書が発行されることが多いので、収入印紙に注意を払うようにして下さい。
領収書には収入印紙が必要な場合がある
領収書は国の定める課税文書に当たるため、原則収入印紙が必要です。
以下の表の通り記載金額が大きくなるほど税額も大きくなります。但し、5万円以下の場合は非課税となるので、収入印紙は不要です。
紙に記載された文章のみに対する課税となるため、電子発行された領収書に対しては不要です。また、クレジットの利用明細は税務上の領収書に当たらない為、印紙不要となります。
| 記載金額 | 税額 |
| 5万円未満のもの | 非課税 |
| 5万円以上 100万円以下のもの | 200円 |
| 100万円を超え 200万円以下のもの | 400円 |
| 200万円を超え 300万円以下のもの | 600円 |
| 300万円を超え 500万円以下のもの | 1,000円 |
| 500万円を超え 1,000万円以下のもの | 2,000円 |
引用：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7105.htm
まとめ
以上、当記事では請求書と領収書の違いや税法上の注意点について説明しました。これらは税法上、重要な書類となりますので、保管方法や提出方法を間違えないよう徹底することが大切です。また、正しく理解・使用することで、取引先との良好な関係を築くようにしましょう。
日々発生する請求書や領収書の管理は煩雑で時間がかかり、お困りの経理担当者も多いと思います。より効率化し正確に行うためには、システムでの管理もおすすめですので、ぜひ検討してみて下さい。
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