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請求書の発行は、法律上義務付けられてはいませんが、スムーズな取引を行う上で重要な役割を果たします。しかしながら、請求書を発行する適切なタイミングや、発行する上で守るべきルールを知らないという経理担当者も多いのではないでしょうか。
今回は、請求書の役割や記載すべき内容、発行タイミングや発行方法についてご説明しています。請求書の発行業務を正しく理解することで、取引先とより円滑な取引を行うことができるでしょう。ぜひ最後までご覧ください。
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そもそも請求書の役割は？
請求書は、代金の回収を目的として、商品・サービスの受注者が発注者に対して発行する書類のことです。請求書を発行することで、提供した商品やサービスに対する支払いを取引先に請求することができます。
請求書を発行することで、金額・振込先などを取引先に正確に知らせることができ、支払いに関するトラブルを防ぎやすくなります。万が一、相手が支払いに応じない場合は、請求書を回収権の証明として使用することもできます。
このため、請求書の発行は義務ではありませんが、行う方が好ましいでしょう。
請求書の記載事項
請求書に記載するべき内容は以下の10つになります。
1.タイトル
何の書類であるかを知らせるために、内容や〇〇月分などのタイトルを記載します。
2.請求元(請求書の発行者）
請求書発行側の氏名・住所などの情報を記載し、社印や担当者・承認者の個人印を押します。
3.請求先(請求書の宛先)
請求先宛先の社名・住所・担当部署・担当者名などを記載します。
4.取引内容
取引した内容・単価・数量などを記載します。
5.請求金額
取引額を合計したものに消費税の金額を足し合わせて請求金額を計算し、記載します。
6.発行日
請求書を発行する日付を記載します。
初めて取引を行う場合には発行日を先に確認しておくと良いでしょう。
7.振込先
銀行名・支店名・口座番号・名義などの振込先情報を記載します。
8.振込期日
振込の期日を記載します。
一般的には契約書や請求書を交わした段階で振込までの期間を決めておくことが多いです。
9.振込手数料
振込手数料を請求元が請求先のどちらで負担するのかを記載します。
10.管理番号
必要に応じて管理番号を記載します。
管理番号を記載しておくことで、取引先から照会があった場合にスムーズに確認を行っていくことができます。
請求書の発行日
請求書の発行の際に間違いが多く、特に気をつけなければならないものの一つに「発行日をいつに設定するか」ということが挙げられます。
請求書の発行日を書く目的
発行日には、請求先にとっての債務確定日を示す役割があります。請求書に発行日を記載することで、「いつ生じた債務なのか」が明確になり、入金のやりとりの際に重要な情報として参照することができます。
請求元の担当者が請求書を実際に作成する日のことを作成日といい、作成日は請求書の発行日よりも前に来ることが多いです。作成日と発行日は違うものであることを認識し、請求書には発行日を適切に記入することが重要です。
請求書の発行日の決め方
請求書の発行日は、請求先の締め日に合わせることが多いです。月末締め翌月払いの場合、発行日は月末に設定します。例えば7月15日に納品した物に対して8月3日に請求書を送付する場合、7月31日を発行日として請求書に記載します。
発行日のタイミングや、設定した請求日とそれに対応する入金予定について、契約書や発注書で事前に決めておくのが一般的です。取引先と事前に確認をしておくと取引がよりスムーズに行えるでしょう。
請求書の発行タイミング
企業間取引には都度方式と掛売方式の2つがあり、請求書の発行タイミングは取引の方式によって変わります。
都度方式の場合
都度方式とは、商品やサービスの提供といった取引を行うたびに請求する方法です。1つ1つの取引について都度請求を行うため、手間はかかりますが、資金繰りがしやすいというメリットがあります。
請求書の発行のタイミングとしては、取引の直後となります。例えば月末締めの場合、月末発行日にて都度請求書を発行します。
掛売方式の場合
掛売方式とは、決まった期間の取引分をまとめて請求する方法です。月に何度も取引がある企業に対して、月毎に請求を行うのが一般的です。請求書発行を行う手間を削減できるため、効率性の観点から広く取り入れられています。
請求書発行のタイミングとしては、取引の締め日から支払い日の間で、一般的に月初となることが多いです。
請求書の送り方
請求書の送り方には、郵送・FAX・PDFの3種類があり、それぞれメリットや注意点が異なります。
郵送する
郵送する際には、一般的には長形3号の封筒に請求書を3つ折にして封入します。請求書は信書となっており、宅急便で送ると法律違反となってしまいます。請求書在中と封筒に記載の上、切手を貼り、普通郵送で送ることが一般的です。
FAXで送る
FAXで送ることも可能ですが、紛失しやすく、一般的ではありません。緊急手段としてFAXを使う場合、事前に取引先の了承をとり、FAXで送ったのちに郵送をすると丁寧です。
PDFをメールで送る
PDFをメールで送付する方法も法律上の問題はありません。ただし電子帳簿保存法に沿った形でデータ保管の運用をする必要があるため、事前に取引先に確認することが求められます。事前の確認は、関係者に内容を知らせるためにメールや文章で残しておくと安心です。
PDFだけでなく原本の郵送を必要とする会社もあります。PDF送付に加えて原本を郵送する場合には、原本を郵送している旨も伝えると混乱が生じにくくなるでしょう。
まとめ
2022年の電子帳簿保存方法改正により、請求書をはじめと知る書類の発行業務においても、電子化の流れがますます進んでいくと考えられます。電子書類の保存要件などを確認しながら、取引先に確認をとった上でPDFでの送付を検討することをおすすめします。
請求書はビジネスを行う上で重要な書類であり、記載すべき内容や発行タイミングなど様々な注意点がありますので、一つ一つ丁寧に確認していくことが重要です。
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請求書を電子上で送付する取引先もあれば、未だ紙で送るところもあり、形式の異なる請求書を処理するのは面倒ですよね。また、電子保存の際には複数の要件を満たす必要があり、違反すれば追徴課税などのリスクもあります。
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