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取引先からの商品やサービス購入を検討する際など、見積書を依頼した方が良い状況があります。また、見積書の送付依頼を行う場合は、細かい内容や重要な内容を記載することが多いため、電話ではなく文面に起こしたほうが良いでしょう。
今回は見積書の概要を紹介した上で、見積書の送付依頼の目的や注意点、見積書の送付依頼を行う書類の例文を紹介します。
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そもそも見積書とは？役割は？
見積書は、受注者が取引内容を発注者に前もって伝えるための書類です。見積書には主に、以下の内容が記載されます。
- 制作物の金額
- 制作物の数量
- 制作工程
- 制作期間
見積書はビジネスにおいて、契約内容の確認に用いられることが多いです。制作物の内容について発注者と受注者の間で認識のズレがある場合は、見積書を確認することで早めにその認識のズレを解消することができます。
また、発注者が複数の見積書を見比べて、業務をお願いする受注者を選ぶ場合もあるでしょう。そのような発注者が複数の受注者に同じ条件で見積の依頼、見積内容の比較を行うことを「相見積」と言います。
見積書の送付依頼をする目的
発注者が購入したい商品があるとき、その商品の制作企業に対して、「商品購入を検討している」と伝えるのと同時に見積書の送付を依頼します。
見積書送付を依頼する書類は「見積依頼書」といい、RFQ（Request For Quotaion）とも呼ばれます。
なお、見積書の送付依頼の重要度は企業によって異なるため、システム開発のような細かい要望が想定される場合は、見積依頼書に細かい要求を記載することが多いです。注文や要望の数が多いほど、見積依頼書発行の重要度は増すでしょう。
見積書の送付依頼をする際の注意点
依頼項目は箇条書きで正確に書く
見積書を送付依頼する際は、依頼項目を箇条書きで正確に書きましょう。商品やサービスの名称は正式名称で記載し、品番がある場合は名称に併記します。
商品やサービスの内容は、細かく分類して見積書へ記入することが重要です。しかし、サービスは細かい分類が難しい場合もあります。そのような場合は、「一式」という表現が用いられることもあります。「一式」という表現を用いる際は、受注者と発注者で「一式」の内容理解に違いが生まれないように気をつけましょう。
送付期日を明記する
見積書の送付期日を明記することも重要です。見積書の送付方法や商品代金の支払い方法、商品の納期なども一緒に記載すると良いでしょう。
相手への気遣い・マナーに気をつける
見積書送付を依頼する立場として、相手への気遣いやマナーを忘れてはいけません。見積書の無理強いをしないような姿勢や、丁寧な言葉づかいで書類作成をすることが重要です。
また、情報漏えいにも注意しましょう。一般的に書類を郵送するよりも、メールで送るほうが情報漏えいのリスクは低いと考えられます。
見積書の送付依頼の仕方
見積書の送付依頼の方法には主に、「郵送する方法」と「メールで送る方法」の2種類が挙げられます。
「見積依頼書」を郵送する
見積依頼書を郵送する際は、手紙のルールに則って書類作成することをおすすめします。見積内容についての情報を箇条書きする際は、見積書の送付依頼をお願いする文面の下に追記するような形で記載するようにしましょう。
このたび、貴社の商品の購入を検討しているため、下記の内容でお見積をいただきたく存じます。
勝手を申し上げて大変恐縮ですが、可能でしたら〇〇年〇〇月〇〇日までにご送付くださいますよう、お願い申し上げます。
敬具
記
1.お見積商品
〇〇〇〇 10セット
△△△△ 5セット
＝＝＝＝ 5個
2.支払方法
銀行振込
3.備考
以上
見積書の送付依頼メールを送る
見積書の送付依頼メールを送る場合の例文を紹介します。
新規取引先に見積書の依頼メールを送る際、担当者が分からない場合は下記のように「ご担当様」と記入します。自社について軽く紹介した上で、見積書依頼の話に移るのもおすすめです。
複数回取引がある取引先にメールを送る場合は、日頃の感謝を述べてから見積書依頼の話に移るのも良いでしょう。
ご担当者様
このたびはお世話になります。
●●●株式会社△△と申します。
弊社では御社の商品購入を検討しております。
つきましては、下記により見積書をご送付くださいますようお願い申し上げます。
1.見積依頼品内容
〇〇〇〇 5個
〇〇〇〇 10個
2.取引条件
納期：〇〇年〇〇月〇〇日まで
納品場所：弊社本社
支払方法：銀行振込
いただいたお見積を拝見しながら、社内で予算調整等を行います。
そのため、ご多忙なところ誠に恐縮ですが、〇〇月〇〇日までにご送付いただきたく存じます。
見積書に関してご不明な点がございましたら、私△△までお気軽にご連絡くださいませ。
お手数をおかけしますが、上記につきまして何卒宜しくお願い申し上げます。
まとめ
今回は見積書の概要を紹介した後、見積書の送付依頼をする目的や注意点、見積書の送付依頼をする書類の例文を紹介しました。
見積書の送付依頼をする際は、相手への気遣いやマナーを忘れないことが重要です。また、見積書の送付依頼には郵送とメールの2種類があるため、使い分ける際に注意しましょう。
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