契約書のような重要書類は取引が終わってもなかなか捨てられず、気が付くと保管場所を圧迫するほどの量になっていたりします。また、社内規程等で保管期間が明確になっていない場合には、廃棄してしまっても法律上問題がないのかと不安にもなるでしょう。

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結論から言えば、契約書は会社法の上では10年、法人税法の上では7年の保管が必要となります。
以下では、契約書の具体的な保管期間と保管方法について分かりやすく解説していきます。

契約書の保管期間と法律

契約書と一口に言っても、その契約内容や目的は様々です。社屋の賃貸借契約等のように総務部門に関連する契約もあれば、日々の売上や仕入に関する契約のような経理部門に関連する契約もあります。
以下では、多くの企業に適用される会社法と法人税法を中心として、契約書の保管期間を説明していきます。

会社法に関する契約書は10年

会社法上、契約書はその契約の満期または解約となった日から10年間の保管が必要です。
その他にも会社法では計算書類や総勘定元帳などの会計帳簿をはじめ、株主総会議事録、取締役会議事録、監査役会議事録など、様々な書類の保管が求められており、これら書類の保管期間についても10年となっています。
契約書に10年間の保管が求められているのは、主に取引の安全を図るためです。例えば、契約終了後であっても、契約期間に遡って訴訟等のトラブルが発生する場合がありますので、このような場合に対応できるように保管しておく必要があります。
また、この10年という期間については、民法上、一般債権の消滅時効が10年であることから、消滅時効までトラブルの発生に備えておくための保管でもあります。

経理に関する契約書は7年

法人税法上、帳簿書類の保管期間は7年と定められています。
法人は、帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保管しなければなりません。契約書はこの書類に該当するため、7年の保管が必要となります。
また、青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が生じた事業年度においては、10年間（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間）の保管が求められます。
これらの書類を保管していないと、税務調査の際に過去の取引を確認できないと判断され、不利な課税を受けるおそれがあります。
特に所得隠しや書類の改ざんなど、悪質であるとみなされた場合には重加算税という重い追徴課税を課される可能性もあります。

契約書の保管方法

近年では、電子化に関する様々なサービスが出てきており、今後は契約書についても電子データでの取引を求められる場合があるかもしれません。
また、契約書を紙で取り交わした場合でも、保管は電子データで行いたいという方もいるかと思います。
以下では、契約書の保管方法について詳しく解説していきます。

紙の契約書の保管方法

紙で取り交わした契約書は、もちろんそのまま紙で保管することが可能です。加えて、電子帳簿保存法の要件を満たしていれば、スキャナで電子化して保管することも認められています。
電子帳簿保存法は1998年度の税制改正により創設されましたが、スキャナ保存する際の要件が厳しかったことや事前申請が必要であることがデメリットとして挙げられており、広く利用される制度にまでは至っていませんでした。
しかし2022年1月の改正により一部の要件が緩和されたほか、事前申請が廃止されたことによって、利用のハードルが大きく下げられ、使いやすい制度へとなっています。
このように、電子帳簿保存法によって国税関係帳簿書類のスキャナ保存が認められる一方で、民事訴訟法においてはスキャナ保存した電子データは原本として認められず、あくまで紙の保存が必要とされる点に注意が必要です。
2022年1月の電子帳簿保存法改正については、以下の記事を確認してください。

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電子帳簿保存法を図解でわかりやすく解説！対象書類や改正後の変更点についても紹介

電子契約書の保管方法

それでは、契約書を紙ではなく最初から電子データとして扱っている場合はどうでしょうか。
この場合にも電子帳簿保存法で一定の要件が定められており、要件の概要は以下のとおりとなります。

なお、契約書の保管期間については、紙で保管した場合も、電子データで保管した場合も同じとなります。
また、先の説明で民事訴訟法においては、スキャナ保存した契約書は原本として認められないと述べましたが、最初から電子データで契約書を取り交わしている場合には、その電子データは原本として認められることとなります。

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国税関係書類を電子化するメリット

国税関係書類の中でも特に請求書については、安価で利便性の高いサービスが普及してきていることもあり、電子データで受け取る機会が増えてきています。
また、電子帳簿保存法もこうした電子化の流れを後押しすることを目的として改正を重ねてきています。
以下では、国税関係書類を電子化するメリットについて説明していきます。

保管スペースの削減

紙で契約書や請求書を授受する場合には、書庫等の物理的な保管スペースが必要となります。
これに対して、契約書・請求書が電子化されていれば、パソコンやサーバーに保存することができるため、物理的な保管スペースを確保する必要がありません。
また、電子データであれば容易にバックアップをとることができるため、万一災害等により被害を受けた際にも書類が消失してしまうリスクを軽減することができます。

書類の印刷、封入、送付にかかるコストの削減

紙で契約書・請求書を交付・発行する場合には、これらの書類を印刷したり封入したりする手間に加え、取引先へ郵送するために宛名書きをしたり、切手を貼って投函するなどの作業が発生することになります。
これに対して、電子データで書類を授受する場合には、パソコンの操作だけで完結するため、このような作業は不要となります。
さらに、紙の請求書の発行の際に発生していた用紙代、トナー代、郵送料等の費用も不要となります。

検索性の向上

検索性の向上も電子化の大きなメリットの1つです。例えば、紙で書類を保管している場合、過去の書類を確認する必要が発生した際には、書庫まで足を運んで書類の束を1枚ずつ確認して目的の書類を探し出す必要があります。
これに対して、電子データで書類を保管している場合には、システムの検索機能を用いることにより容易に目的の書類を探し出すことができます。
また、電子データであれば、データをフォルダに格納したり、ファイル名でデータを分類したり等、データ整理も容易に行うことが可能です。

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契約書を電子上で送付する取引先もあれば、紙で送付する企業もあり、形式の異なる契約書を処理するのは大変な手間がかかります。また、電子保存の際には上で述べたように複数の要件を満たす必要があり、違反すれば追徴課税などのリスクもあります。

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まとめ

以上、契約書の保管期間から保管方法まで解説してきました。
契約書を含む国税関係書類は一定の要件を満たせば電子データとして保存することが認められており、電子化することによって保管スペースの削減や業務効率化などの様々なメリットを享受することができます。
電子化の流れについては、今後も加速していくことが予想されますので、上記のTOKIUM電子帳簿保存を利用して、業務効率化を推進していきましょう。