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請求書とは、商品やサービスの請求金額や振込期日、振込先などが書かれており、ビジネスを進める上で必要不可欠な書類となっています。
しかし、請求書業務は作業工数が多く、複雑な業務であるため、受領後の業務フローについてはあまりご存知ない方が多いのではないでしょうか。
そこで今回は、請求書受領後のメールの必要性や、受領メールの送り方などについて解説します。加えて、請求書受領後の業務内容やおすすめの管理方法についても解説していきます。
請求書とは？
請求書とは、サービスや商品を受注した側が発注した側に対して請求金額の合計を請求するために発行する書面のことを言います。請求書は、法律で発行が義務付けられているものではないため、必ずしも発行する必要はありません。しかし、請求書の送付はビジネス上の慣行となっているため、取引先には送った方が良いでしょう。
また、請求書の送付方法は自由であるとされており、郵送だけでなく、PDFなどの電子データ送付も認められています。
請求書を受け取る側の場合、今までは請求書を電子データで保存を行う際に、事前に税務署から許可を得る必要がありましたが、電子帳簿保存法の改正（2022年1月1日施行）により、この承認制度が廃止されました。これにより、会計ソフトや請求書電子化システムの導入がよりスムーズになり、業務の電子化を行いやすい環境が整っていると言えるでしょう。
電子帳簿保存法の改正については、以下の記事で確認してください。
請求書受領後のフロー
請求書の受領後は、大まかに以下の業務に分けられます。今回は「請求書の受領」「請求書の管理」「請求書の保管」の3つに分けて解説していきます。
- 請求書の内容を確認し、受領メールを送る
- 請求書を未処理として保管する
- 支払処理を行う
- 支払済みの請求書を定められた期間まで保管する
請求書の受領メールを送る
請求書を受け取ったら内容を確認し、受領したことを伝えるメールを送ります。こちらも請求書の発行と同様、義務ではありませんがトラブルを回避するだけでなく、取引先に対しても丁寧でしょう。
請求書が届いているか、内容の認識に違いはないかを確認するためにも、請求内容と期日などを確認した旨を伝える文面にして送るのがおすすめです。
受領メールの例
「請求書を受領いたしました。期日までに振り込みをさせていただきます。今後ともよろしくお願いいたします。」
また、請求書の受領が完了した後、上司や経理担当者の捺印が必要な場合がありますので、その場合は受領後は速やかに押してもらうようにしましょう。
請求書を保存する
支払いが完了した請求書をすぐに処分してしまう場合がありますが、請求書の保存期間は法律で定められており、保管が義務付けられているため注意しましょう。
発行の義務はないので保存が義務付けられていることを不思議に思われるかもしれませんが、請求書は取引の内容を証明する書類（証憑書類）とされているため、税務署の調査の際に提出を求められる可能性があるのです。提出を求められた時に出せるように保管をしましょう。
また、法人と個人事業主によって保存期間は異なり、それぞれ例外などもあるのでここでは法人と個人事業主に分けて解説します。
法人の保存期間
法人の保存期間は、原則7年間（例外9,10年間）であると法人税法に定められており、この期間は請求書の発行日ではなく、確定申告の提出期限の翌日から計算されます。
今までは大法人、中小法人とそれぞれ法人の種類を分類しており、保存期間も異なっていましたが、平成16年の改正以降は法人の規模に関係なく、7年間の保管が義務付けられています。
さらに例外として、所得に赤字がある場合は9年もしくは10年間の保管が求められることがあるので注意が必要です。
- 平成20年4月1日以降に終了した欠損金の生じた事業年度は9年間保存
- 平成30年4月1日以降に開始する欠損金の生じた事業年度は10年間保存
個人事業主の保存期間
個人事業主の保存期間は所得税法によって、青色・白色申告に関係なく原則5年間（例外7年間）とされています。法人の保存期間の計算方法と同様、個人事業主の5年間も確定申告の提出期限の翌日から計算されます。
個人事業主には前々年度の課税売上が1,000万円以上である場合と、それ以下である場合に分類されます。1,000万円以上である「消費税免除事業主」は、消費税の納税が免除されます。その一方、1,000万円以上である「消費税課税事業者」は、納税義務は発生するとともに、請求書の保管期間も例外的に7年間になります。
個人事業主では、仕訳伝票や勘定科目の元帳などの帳簿は保存期間が元々7年となっているため、前々年度の課税売上によらずに請求書も7年間保管しておくと良いでしょう。
請求書の処理業務における課題
ここまで請求書を受領してからの業務フローを見てきました。請求書の管理や保管などには人的コストだけでなく時間や場所も取られてしまい、多くの経理担当者の方の悩みとなっています。
特に以下のような課題が多く聞かれます。
- 送られてくる請求書の形式が異なり、管理が大変
- 保管している請求書の数が年々増えていき、管理しきれない
- 手作業で行っているため、顧客情報や入力金額のミスなどが起こりやすい
- 請求書を受け取るためだけにわざわざ出社している
今回紹介するのが、これらの課題を一気に解決する『請求書受領システム』です！
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請求書を管理する
取引先とのトラブルを防ぐためにも、請求書の管理を正確に行うことはとても大切です。しかし、請求書の保存期間は電子データの場合も紙と同様、7年間の保存が義務付けられているため、保存する書類は年々増えていきます。そこで、できる限りミスを防ぎ効率的に請求書を保管することが求められているのです。
請求書には「こちら側が発行した請求書」と「取引先から受け取った請求書」があります。特に、「取引先から受け取った請求書」についてはいくつか注意点があるので気をつけてください。
例えば、電子データの請求書を受け取る場合は、保存に関する注意点があります。電子帳簿保存法の改正により、2022年1月からは電子化された請求書は紙による保存が禁止されており、電子データのまま保存することが定められています。また、ただ保存するのではなく「真実性」「可視性」という二つの要件を満たす必要があります。具体的な要件については、以下の記事で詳しく説明しています。
ただし、2021年12月10日に令和4年度税制改正大綱が発表され、電子でもらった書類の紙での保存が2年間猶予されることになりました。詳細は以下の記事からご確認ください。
