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請求書とは、商品やサービスの請求金額や振込期日、振込先などが書かれており、ビジネスを進める上で必要不可欠な書類となっています。
しかし、請求書業務は作業工数が多く、複雑な業務であるため、受領後の業務フローについてはあまりご存知ない方が多いのではないでしょうか。
そこで今回は、請求書受領後のメールの必要性や、受領メールの送り方などについて解説します。加えて、請求書受領後の業務内容やおすすめの管理方法についても解説していきます。
請求書とは？
請求書とは、サービスや商品を受注した側が発注した側に対して請求金額の合計を請求するために発行する書面のことを言います。請求書は、法律で発行が義務付けられているものではないため、必ずしも発行する必要はありません。しかし、請求書の送付はビジネス上の慣行となっているため、取引先には送った方が良いでしょう。
また、請求書の送付方法は自由であるとされており、郵送だけでなく、PDFなどの電子データ送付も認められています。
請求書を受け取る側の場合、今までは請求書を電子データで保存を行う際に、事前に税務署から許可を得る必要がありましたが、電子帳簿保存法の改正（2022年1月1日施行）により、この承認制度が廃止されました。これにより、会計ソフトや請求書電子化システムの導入がよりスムーズになり、業務の電子化を行いやすい環境が整っていると言えるでしょう。
電子帳簿保存法の改正については、以下の記事で確認してください。
請求書受領後のフロー
請求書の受領後は、大まかに以下の業務に分けられます。今回は「請求書の受領」「請求書の管理」「請求書の保管」の3つに分けて解説していきます。
- 請求書の内容を確認し、受領メールを送る
- 請求書を未処理として保管する
- 支払処理を行う
- 支払済みの請求書を定められた期間まで保管する
請求書の受領メールを送る
請求書を受け取ったら内容を確認し、受領したことを伝えるメールを送ります。こちらも請求書の発行と同様、義務ではありませんがトラブルを回避するだけでなく、取引先に対しても丁寧でしょう。
請求書が届いているか、内容の認識に違いはないかを確認するためにも、請求内容と期日などを確認した旨を伝える文面にして送るのがおすすめです。
受領メールの例
「請求書を受領いたしました。期日までに振り込みをさせていただきます。今後ともよろしくお願いいたします。」
また、請求書の受領が完了した後、上司や経理担当者の捺印が必要な場合がありますので、その場合は受領後は速やかに押してもらうようにしましょう。
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請求書を管理する
取引先とのトラブルを防ぐためにも、請求書の管理を正確に行うことはとても大切です。しかし、請求書の保存期間は電子データの場合も紙と同様、7年間の保存が義務付けられているため、保存する書類は年々増えていきます。そこで、できる限りミスを防ぎ効率的に請求書を保管することが求められているのです。
請求書には「こちら側が発行した請求書」と「取引先から受け取った請求書」があります。特に、「取引先から受け取った請求書」についてはいくつか注意点があるので気をつけてください。
例えば、電子データの請求書を受け取る場合は、保存に関する注意点があります。電子帳簿保存法の改正により、2022年1月からは電子化された請求書は紙による保存が禁止されており、電子データのまま保存することが定められています。また、ただ保存するのではなく「真実性」「可視性」という二つの要件を満たす必要があります。具体的な要件については、以下の記事で詳しく説明しています。
ただし、2021年12月10日に令和4年度税制改正大綱が発表され、電子でもらった書類の紙での保存が2年間猶予されることになりました。詳細は以下の記事からご確認ください。
