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一般の事業会社では、「請求書」に関する業務は、自社による請求業務（会社の収入に直結）と他社からの請求に対する支払業務（会社の支出に直結）に分かれます。
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本記事では、請求書の受領から支払までの流れ（支払業務）を解説し、請求書処理業務の全体像をお伝えします。記事後半では、請求書の受領から支払処理まで、一切の紙を扱わないフローを確立できるシステムを紹介しています。ぜひ最後までご覧ください。
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請求書の基礎知識については「請求書の書き方を見本で解説【失敗しない書き方・送り方】」を参考にしてみてください。
購買部門｜請求書受領〜支払依頼書の作成
請求書はまず、購買部門宛に届きます。届いた請求書の内容を確認し、支払依頼書を作成し、経理部門に渡すまでが購買部門の業務範囲です。
請求書を受領する
郵送や、電子メール、専用webサイトからダウンロード等を経て、購買部門の担当者が請求書を受領します。なお、請求書は交付されず、買い手から売り手に対しまとめて支払通知書を交付する（請求レス取引）場合もあります。
【支払通知書に関するお役立ち記事】
支払通知書とは？インボイス制度・電子帳簿保存法の影響は？
請求内容を確認する
請求書が経理部宛に直接届くのであれば支払内容の確認作業がスピーディに進むのですが、残念ながら、業務部署や現場担当宛に郵送やメールで届いたり、請求書のダウンロードサイトURLのアクセス権限が現場の購買担当にしか付与されていなかったりと、経理部等の会計部門ですべての請求書を確認することが難しいのが実情です。
以下の表に記載されている項目をチェックするよう、経理部から現場に伝えておくのは一手かもしれません。
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チェックすべき9つの項目
購買部門の担当者は、商品やサービスなどが納品されていることを確認した上で、請求書について次の事項を確認する必要があります。
| 対象項目 | 確認すべき内容 | 備考 | |
|---|---|---|---|
| １ | 宛名 | 正しい部署への請求であるかどうか | 各部署が本社会計部門などに委託することもある。 |
| ２ | 発行事業者名 | 正しい相手先かどうか | 初回の場合は、社内資料と照合。 |
| ３ | 請求書発行日 | 発行時期は適正か | 発行のタイミングがずれていれば理由を調査。 |
| ４ | 取引年月日 | 取引日の認識は当方と一致しているか | 決算をまたぐ取引には要注意。また、取引年月日＜請求書発行日となるのが一般的。 |
| ５ | 取引内容や金額 | 取引内容及び金額が当方の認識と一致しているか | 従量制のものは、利用量等を確認。 |
| ６ | 消費税 | 適用税率・消費税額は正しいか | 計算方法の違いによるものは、端数調整の必要あり。 |
| ７ | 支払期限 | 支払期限は適正か | 支払期限が迫っている場合などは、社内又は先方との調整が必要 |
| ８ | 振込口座、振込手数料など | 前回と銀行や口座は同じか、振込手数料負担者は誰か | 新規や変更の場合は、支払担当へ連絡が必要。手数料は契約書等で確認。 |
| ９ | 添付資料 | 請求書面と整合性がとれているか | 添付書類も請求書の一部としてまとめる。 |
また、請求書の様式によって「繰越金」欄のある場合があります。請求書発行時において未入金がある場合にはその金額が繰越金となるので、買掛金などを個別管理している場合は経理部門に確認する必要があります。
支払依頼書を作成し、部門長に申請する
請求書の内容が確認できたら、事前に受け取って保管していた納品書や検収書控えと合わせて綴じます。納品書等は請求の詳細事項を示すので、請求書面の妥当性を確認する上で重要です。社内決裁や保存の上でも、請求書と合わせて綴じておきましょう。
その後、支払依頼書を作成し、各部門の上長宛に支払承認を得るための申請の手続きに進みます。
購買部門長は、担当者から渡された支払依頼書を確認し、押印の上、承認します。
押印が完了した請求書を経理部に渡します。
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経理部門｜取引の起票
経理部門の担当者は、請求書に記載された取引先名、金額、支払期日、さらに補助科目として銀行名、口座番号を会計システムに入力して起票します。支払用のFBデータを作成する都合で、一時的にエクセル等に入力する場合もあります。
財務部門｜支払業務（支払の承認〜支払の実行）
経理部が起票を終えた後、会計システムやエクセル等に記載された内容を元に、財務部門が支払を実行します。
※不正防止の観点から、起票及び記帳の担当者と支払の担当者は分けることが望ましいのですが、規模が小さい企業では経理部が兼任するケースもあります。
支払の承認を申請する
支払の際は、まず財務部長の支払承認を得ることが一般的です。
FBデータを作成し、支払を実行する
会計システムやエクセルから全銀フォーマットに沿ったFBデータを作成し、銀行のシステムにアップロードし、期日に間に合うように支払を実行します。
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経理部門｜支払消込〜原本保管
支払業務が終わったら、再び経理部門の仕事のターンとなります。
支払の消込処理を行う
取引ごとの出金状況を確認しながら、会計システム上で買掛金や未払金の残高を減らしていく作業のことを支払消込（けしこみ）と呼びます。
各勘定科目の正しい残高を管理していく上でも、消込処理は経理業務の中でも重要な作業の一つです。
消込でのミスを起こさないためには、以下がおすすめです。
- 出金が完了したらできるだけ早く消込を行う
- 支払管理表と銀行口座の出金データをエクセル等で突合し、支払の消込処理を効率化する
請求書原本を保管する
支払いが完了した請求書をファイリングし、所定の期間（法人は原則10年間）保管します。
なお、2022年1月より改正電子帳簿保存法が施行されましたが、電子保存する請求書についても、保存期間は紙と同様である点に注意しましょう。電子保存時の保存期間については、以下の記事で解説しています。
【電子帳簿保存法に関するお役立ち記事】
電子帳簿保存法に対応した請求書の保存方法を解説【2023年最新】
請求書処理・支払業務の課題とは
購買部門の営業事務、経理部門、財務部門のそれぞれが最低限の人員で請求書処理から支払業務までを完遂する必要がある中で、以下の課題が挙げられるでしょう。
- 郵送やメール、専用サイトなど多様な形式で届く請求書をとりまとめるのが大変
- 紙と捺印による承認プロセスが面倒
- 請求書原本の管理業務が煩雑化している
- 電子帳簿保存法の対応が進んでおらず、このままだと紙と電子の二重で請求書を管理しないといけないと不安
- インボイス制度に対応する準備が必要だが、何をしたらいいか分からない
自社のみで上記の課題を解決しながらこれまでに近い請求書処理のフローを維持するのは、かなり骨が折れるでしょう。そのため、外部のサービスを導入するのも選択肢の一つです。
請求書処理業務を効率化・自動化するサービスについて、以下の記事で選ぶ際のポイントや各サービスを整理しています。DXの土台を作る上でも請求書処理の効率化は肝です。ぜひ参考にしてください。
その中でも本編集部がお勧めする請求書受領サービス 「TOKIUMインボイス」は、紙やメール・ウェブシステム経由で届くあらゆる形式の請求書を代行受領し、請求書の確認・処理を電子化するサービスです。
請求書の受け取り・スキャン・データ化・原本管理まで全て代行され、システム上で一元管理できるため、ペーパーレス化と同時に請求書支払いにかける時間を約1/5にまで削減することができます。
上は、紙ベースでの請求書処理のフローと、一般的な請求書管理システムにおける処理フロー、そしてTOKIUMインボイスにおけるフローを比較した図です。一般的な請求書管理システムでも、請求書情報のデータ化やオンラインによる申請、自動仕訳など、一定の業務効率化は達成できるでしょう。しかし、受領時やデータ化のためのスキャンアップロード、原本保管の段階で紙の処理が必要になります。
対してTOKIUMインボイスは、上の図の通り、受領から支払いまで一切の紙を扱わないフローを確立することができます。中途半端に紙が残るシステム運用は、かえって業務がややこしくなりかねません。TOKIUMインボイスを利用し、紙の扱いを文字通りゼロにすることで、BPOに近い形で抜本的な業務効率化を達成できます。
TOKIUMインボイスの強み
- 紙、データが混在していても請求書の形式を問わず、TOKIUMが請求書の受領からデータ化、保管まで代行します。
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※請求書以外の国税関係書類の自動入力はTOKIUM電子帳簿保存をご契約いただいたお客様に提供しております
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- 受け取った請求書はインボイス制度・電子帳簿保存法に対応する形で保管されるため、法対応に関する新たな手間をなくせます。
※支出管理クラウドTOKIUMの累計導入数は2023年7月末時点で1,500社を超え、業種・規模を問わず多くの企業でご利用いただいております。
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TOKIUMインボイスの料金
導入後に利用できるユーザー数は無制限で、月額費用は基本利用料（1万円〜）＋請求書の件数に基づく従量制で決まります。請求書の代行受領、ワークフロー機能、原本のファイリング・保管などに関しても、追加料金なく利用可能です。詳細は、下記資料をご覧ください。
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