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経費精算は多くの社員が日常的に行う作業ですが、手間が多く、なおかつミスが許されない業務の一つです。その面倒さから経費申請や承認フローは滞りやすく、処理をする経理担当者にとっても大きな負担になります。しかし、経費精算システムを導入することによって、経費精算に関わるミスや負担を大きく減らし、業務効率化を実現することができます。
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本記事では、そんな経費精算システムの基礎知識から、導入のメリットやデメリットを解説します。記事後半では、テレワークや最新法改正にも完全対応したおすすめの経費精算システムを紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。
経費精算システムとは
経費精算システムとは、経費精算における、申請、承認、その後の仕訳から会計ソフトへのデータ連携までの一連の業務を効率化するシステムのことです。
経費精算システムでは、物品購入をはじめとする経費精算だけでなく、交通費精算や小口精算、出張旅費精算などにも対応しているものが多いです。近年では、OCRによる自動読み取りや交通費の自動計算といった機能を搭載するシステムが登場し、経費精算の手間を格段に軽減することが可能となっています。
そもそも経費精算業務の流れについて確認したい方は、こちらの記事をご確認ください。
経費精算システムのメリット【申請者/承認者/経営者】
経費精算は、申請書類をまとめる手間や、申請・承認作業、さらには仕訳や振り込みといった業務の煩雑さから面倒な作業であると思われがちです。しかし、経費精算システムを導入することでそれらの作業をスムーズに行うことができます。それでは具体的にどのような導入メリットがあるかを見ていきましょう。
経費精算システムを導入することの最大のメリットの一つは、なんといっても経費精算業務の自動化をはじめとする経理業務の効率化でしょう。ここでは、経理担当者（承認者）と従業員（申請者）にわけてそれぞれのメリットを説明していきたいと思います。
①【申請者】経費申請書を記入しなくて済む
経費精算書を作成する際はスケジュールや領収書を確認し、1件1件どんな経緯だったかを思い出し、領収書を1枚ずつのり付けするといった作業をしなければなりません。そのため手間と時間がかかる、かつミスが発生しやすい作業となっており、従業員の負担となるケースが多いです。
経費精算システムなら、領収書やレシートをスマホで撮影し、アップロードすれば自動で経費精算入力を行うことができます。また交通費に関しても乗換案内サービスやICカードと連携することで、自動で入力できるので従業員の負担を大幅に減らすことができます。
②【申請者・承認者】申請・確認・差し戻しの手間が減る
入力を終えたら、次は経理担当者に提出しなければなりません。紙の申請書の場合、テレワークを行っているのに、提出のためだけに出社したという例もあり、従業員にとって面倒な作業となっています。また提出したものの確認にそもそも時間が取られるといった課題や不明点や不備があった場合、従業員側にその都度連絡をしたり、差し戻したりする必要があるという課題がありました。
クラウド型の経費精算システムなら、申請や承認をすべて電子化することができるため、外出先やテレワークであっても気軽に経費精算業務を行うことができます。またシステム上で申請者↔承認者間のコメントができるため確認作業もスムーズに行えることに加え、差し戻し作業もシステムに備わっていることがほとんどです。
③【承認者】仕訳データと支払データを整形しなくて済む
承認が得られた経費申請は、勘定科目の仕訳やファームバンキングデータの作成、金融機関への振込を行う必要があります。これら全てを手作業で行うと時間もかかり、ミスが発生する可能性も高くなります。例えば、必要な記載事項が申請者側に浸透していないと、何のための経費なのかを判断できない場合があり、仕訳を入力することが出来なくなります。そのため都度確認を行いながら仕訳を行う必要があり、経理担当者の大きな負担となります。
経費精算システムを導入することで、従業員側が選ぶ経費の項目と勘定科目の紐づけを行うことができ、申請時点で自動仕訳が可能になります。さらに作成した仕訳データは、CSV出力して会計ソフトに取り込むこともできます。申請内容をもとにFBデータを自動で生成し、オンラインで取り込むことで振込業務も完結できます。従来のように、勘定科目を考えたり、会計ソフトへ入力したり、一人一人に振り込んだりする作業が自動で行えるようになるため、大幅な効率化が実現できます。
④【承認者】原本保管をしなくて済む
経費精算は従業員一人ひとりが毎月行う可能性があるため、管理すべき書類やデータが膨大になります。さらに、領収書は最低でも7年間保存が必要になるため、後から見返せるように正しく管理する必要があります。膨大な量の領収書を紙で管理するのは非効率であり、紛失などが起こる可能性もあります。
電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入することで、アップロードするだけで電子化が可能であり、一定の要件をクリアすれば、破棄することが可能です。さらに突き合わせや領収書の保管なども行う企業のシステムを導入すれば、完全なペーパーレス化を実現することもできます。
⑤【経営者】不正な経費精算の防止
紙で経費精算を行う場合、不正をしていないか一枚一枚確認する必要がありました。
経費精算システムを導入すれば、不正な支出をリアルタイムでチェックし、お知らせする違反経費の自動アラート機能があるため、不正な経費精算を防止することができます。また定期区間の自動除外機能がついているものも多く、交通費の二重申請も防止することができます。
経費精算システム導入のデメリット
1.システム導入にコストがかかる
当たり前ですが、システムの導入や運用には費用がかかります。クラウド型の経費精算システムの多くは利用人数に応じて利用料が決まるため、規模の大きな会社ほど運用コストが高額になる傾向があります。そのため、システム導入の際には「システムによってどれくらいの時間削減になるのか」をしっかりと計算し、費用対効果を見極めることが必要になります。システムによっては、従量課金制のものや、月額固定料金のものなどがあるので、自社に有利な料金形態を選択することが重要になります。
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2.従来と異なる運用に慣れるのが大変
システム導入により、申請や承認、会計ソフトへの仕訳データの出力作業などが効率化できる一方、今まで慣れ親しんだやり方を変更するストレスは避けられません。
具体的には、従業員側で選ぶ経費の項目と勘定科目の紐づけ、申請や承認フローの条件設定や、会計システムに適合した仕訳データの出力設定を予め行う必要が生じます。自社の運用に沿った形で要件を定義し、システムを使いこなせる状態に準備する作業を自社で行うのは非常に困難であるため、システムを検討する際は、初期設定を伴走してもらえるかどうかを確認しておきましょう。
TOKIUM経費精算の場合は、導入を決定されたお客様1社ごとに専任のコンサルタントがつき、初期設定を伴走してご提案します。ぜひご検討ください。
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3.全ての業務がシステム化されるわけではない
経費精算システムを導入しても、申請内容と原本の突合点検の作業などシステムで解決できない業務が残り続けます。また、電子帳簿保存法の改正により電子保存した領収書の原本廃棄が現実的となりましたが、不正経費の疑いがある際に原本確認できるよう保管を継続する企業も多いでしょう。
システムで解決できない課題まで解決できるサービスをぜひ検討してみましょう。
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経費精算システムの選び方のポイント4つ
ここでは、経費精算システムを選ぶ際に重要な4つのポイントについて説明します。
1.使いやすいシステムを選ぶ
コスト、機能共に充実している魅力的なサービスであっても、運用方法が複雑だったり、自社の業務形態と合わない場合も考えられます。システムは使われないと意味がないため、「社員が使いやすいか」という観点は何よりも優先されるべきポイントです。システム導入前に、実際の運用画面を見せてもらったり、無料トライアルがある場合はお試しで使ってみることをお勧めします。
2.自社の他システムと連携できるシステムを選ぶ
既に会計システム、ワークフローシステムなど他のシステムを導入している企業も多いでしょう。他のシステムとスムーズに連携できるのか、データ連携に問題はないのか等をしっかりと確認しましょう。連携の観点からは、自社で導入済みの他システムの系列サービスを選ぶと確実です。
3.サポート体制が充実しているシステムを選ぶ
システム導入の際には、デメリットでも説明した通り、既存の業務フローが大きく変わることが多いです。「システムを入れたものの、うまく運用が回らない」という事態に陥らないためにも、運用段階でのサポートだけでなく、導入時のサポートが充実しているかが大切です。
4.最新法に対応しているシステムを選ぶ
経費精算は、各税法や会社法といった重要な法律と密接に関わる領域のため、最新法に対応していることは必須条件でしょう。直近では電子帳簿保存法が改正され、2024年1月からは電子取引データを電子で保存することが義務になっています。この電子帳簿保存法へ対応したシステムかどうかは必ず確認しましょう。また、将来的な法改正にも対応できるシステムかどうかも合わせて確認しましょう。
※令和5年度税制改正大綱により、やむを得ない事情がある場合は、2024年1月以降も電子データを書面に出力して保存することが認められます。詳しくはこちらの記事をご確認ください。
経費精算システムの比較方法
経理業務の自動化に役立つ経費精算システム。しかし、様々なサービスが存在しており、結局自社に適したシステムがどれか分からないといった声もあります。
本記事では、注目されている４社の経費精算システムを徹底比較した資料を無料配布しています。各サービスの特徴や価格を比べ、自社にとって最もコストパフォーマンスの高い経費精算システムを選定したい方は、ぜひ下記より資料ダウンロードしてご覧ください。
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おすすめのペーパーレス経費精算システム
経費精算システムでペーパーレス化するためには、スマホでの申請・承認、原本の代行管理など細かな機能を確認する必要があります。
代表的な経費精算システムである「TOKIUM経費精算」は、電子帳簿保存法対応の完全ペーパーレス経費精算システムです。申請者は領収書をスマートフォンで撮影し回収用ボックスに投函、承認者はシステム上で画像を確認するだけで経費精算が完了します。さらに、経理担当者にとっては原本確認や保管作業すら不要となります。
領収書の写真を送信すれば、データ化・原本とデータの突合・原本保管まで全て代行されるため、ペーパーレス化と同時に経費精算へかける時間を約1/10にまで削減することが可能です。
TOKIUM経費精算は、電子帳簿保存法に対応したシステムの証であるJIIMA認証を受けるだけでなく、認証機関である日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が実際に導入し、利用しているサービスです。
月額費用は、基本利用料（1万円〜）＋領収書の件数に基づく従量制で決まります。また、利用できるアカウント数は無制限なので、従業員が何名であっても追加料金なしで利用可能です。したがって、企業規模に関わらず、最小限のコストで経費精算を効率化できます。
「料金表や機能を詳しく知りたい」という方は、下記より資料をご覧ください。
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TOKIUM経費精算を導入し、領収書の電子化を進め、完全ペーパーレスを実現していきましょう。
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