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小口現金管理の状況を改善したい、という思いを持っている経理担当者は多いです。
毎日、現金を数えて金額が合わないことが多々ある。そういった状況が続くことで、小口現金の廃止を考えるケースもあるでしょう。
小口現金の管理をやめることで、経理業務を効率化するだけではなく、社内の経費申請者全員の業務を楽にすることができます。また、不正や盗難といったリスクの軽減も繋げることができるのです。
なお、小口現金については、以下の記事も参考にしてください。
小口現金管理とは
小口現金管理とは、日常的な経費精算のために少額の現金を社内に置いて管理することです。一般的な企業では、電車代や文房具代・備品購入など、細かい出費が毎日あります。これらの細かい出費を毎回仕訳をして、会計ソフトに入力することは大変なので、「小口現金」と呼ばれる少額の現金を用意するのです。
小口現金出納帳
経理担当者は従業員の立替経費の精算や備品購入など、細かな日々の支払いに小口現金のお金を使います。お金を支払ったら、小口現金の補充や支払いなどを記録する帳簿「小口現金出納帳」に記録をつけ、毎日残高が帳簿と合うようにチェックします。現金出納帳とは別に記帳が必要になり、一見すると面倒に感じますが、小口現金を持つ会社は多いです。
小口現金出納帳の書き方・記入例を知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
小口現金の補充方法
小口現金の補充方法は2種類あります。
- 定額資金前渡制度（インプレスト・システム）：使用した分だけ現金を補充。補充後の残高は一定。
- 随時補給制度：随時、小口現金に補充する方法
一般的に小口現金の補充で使われている方法は、定額資金前渡制度（インプレスト・システム）です。
具体的に定額資金前渡制度は、小口現金を5万円置いておくと決め、1か月に2万円の払出があったら2万円を補充するという方法で、補充後の金額が一定になるようにします。
小口現金を管理する際のデメリット
小口現金を管理することは、経理担当者や申請者にとってデメリットがあります。業務負担が大きくなる点、盗難・紛失のリスクが大きい点について詳しく見ていきましょう。
経理担当者の負担が大きい
小口現金に関しては、特に経理担当者にとっての業務負担が大きくなります。小口現金があると、その都度、経理担当者が小口現金を出し入れし、入出金を出納帳に記録、現金を数えて出納帳の情報と照合というプロセスを毎回取らなければなりません。また、一日の終わりに残高を数えて、会計帳簿と金額が一致しているか確認する必要も出てきます。
金額が合わない場合、もう一度数え直したり領収書をチェックしたりと、わずかな額のために多くの時間を費やしたことがある経理担当者も多いのではないでしょうか。小口現金管理は細かい作業ですが、意外と手間・時間がかかってしまいます。
申請者(営業等)にとっても業務負担が大きい
現場の申請者もせいぜい数百円の精算のために、小口現金を受け取りに行くという作業に手間を感じています。特に外出が多く、会社に戻らないことも多い人にとっては、毎回経理担当者の元を訪れて、精算を頼むのは非常に非効率です。
そのため小口現金から振込へ変更することは営業担当者にとっても、経理担当者にとってもメリットが多いでしょう。
その他、盗難・紛失のリスクがある
その他にも、セキュリティの観点でデメリットがあります。現金を人の手で処理することが多くなると、紛失や不正のリスクが高まるため、可能な限り避けるべきです。小口現金による処理をし、手作業で入力していると、現金が合わないということも多々発生します。また、現場での現金管理には紛失や盗難のリスクも排除できません。
一方、小口現金管理の廃止は、不正や盗難を未然に防止することができ、社内ガバナンスや管理体制の強化につながります。
小口現金廃止のメリット・デメリットが知りたい方は、下記記事をご覧ください。
小口現金管理が楽になる4つの方法
小口現金の管理を楽にしたい！と言っても、いきなり小口現金の管理をやめるのは難しいと思います。そんなときにオススメなのが、クレジットカードや法人カードを利用し、少しずつ経費精算をキャッシュレス化していくことです。
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方法1. キャッシュレス化できる経費項目を探す
まずは、小口現金帳を確認してみて下さい。そこで小口現金が使われている項目をキャッシュレス化できないのかを検討していくのです。クレジットカードや請求書払いで可能な限り支払いをまとめてみましょう。
例えば、毎月定期的に購入している物品はないでしょうか？それはインターネットでクレジットカード決済で購入ができないでしょうか？また、備品などは会社としてまとめ買いを行い、請求書払いに変更するようにしましょう。請求書やクレジットカード、電子カードで決済できるものはなるべく切り替えるのがポイントです。
方法2. コーポレートカード・クレジットカードによる経費精算を行う
金融機関が発行する会社名義のコーポレートカード(法人カード)を社員に配布し、立替経費はコーポレートカードで決済するようにしましょう。特に駐車場代やレンタカー代など頻繁に発生する経費については、コーポレートカードを使うと非常に便利です。
法人カードを利用するメリット、具体的な方法についてはこちらの記事をご覧ください。
方法3. 立替経費精算をして、振込による精算を行う
従来は小口現金で立替経費の精算を行っていたと思いますが、この機会に立替経費も振込に変更してはいかがでしょうか。社員に経費を立て替えてもらい、月に1度、立替経費申請書に使った金額や用途などを記入の上、領収書とともに提出してもらいます。
振込による精算へ変更する方法については、下記の記事もご覧ください。
方法4. システムを活用する
小口現金の管理を大幅に楽にするためには、システムを活用するという手段もあります。活用できるシステムは、小口現金管理に特化したシステムと経費精算システムの2つに大きく分類されます。
多くの企業は小口現金の廃止をきっかけに、経費精算システムを導入することで、経理業務をまとめて楽にしています。
本記事では、注目されている４社の経費精算システムを徹底比較した資料を無料配布しています。小口現金管理を楽にしつつ、経理のペーパーレス化も実現できるシステムを選定したい方は、ぜひ下記よりご覧ください。
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また後のセクションでも、おすすめのシステムを3つずつご紹介するので、自社の状況と照らし合わせて検討してみてください。
効率化を進める上での注意点
小口現金の管理の効率化を進める場合であっても、現状を維持したい・フローを変えたくないという従業員は一定数存在します。このように、効率化を進める際の注意点を見ておきましょう。
社内のルールを整備する
どのタイミングで経費を精算するのか、精算方法は振込で行うのか、振込口座は給与口座と同じものにするのか、そうでないのか等、社内でルールに沿った運用を徹底するようにしましょう。
また、立替経費精算のルールを定めて、承認フローについても全従業員、部署ごとに定めることが重要です。もし、立替経費が高額な金額になる場合は仮払いも併用すると良いでしょう。
提案方法を工夫する、社内の理解を得る
もちろん、いきなり小口現金を完全に撤廃していくことは難しいでしょう。そのため、まずは少しずつ現金による処理からコーポレートカードや請求書による振込に変えていきましょう。
また、社内の人に小口現金から変えるメリットを理解してもらうことも重要です。新年度の開始時や予算決定のタイミングで小口現金の廃止を話し合う時間を設けてみてはいかがでしょうか？「実は面倒でやめたかった」と思っている方も意外に多く、協力を得やすいかもしれません。
小口現金の管理に特化したシステム3選
それでは最後に、小口現金管理を効率化する手段として、特化型のシステムを3つご紹介します。
1. db Sheet Client（株式会社ニューコム）
クラウド型の小口現金の管理に特化したデータベースシステム。Excelで管理している小口現金のデータを全てデータベースで管理することができます。
導入企業では、小口現金業務にかかっていた労力・時間を従来の50%以下に削減することに成功。残業時間も削減され、営業経費の勘定科目別実績を把握するスピードも格段に早くなった事例があります。
- 価格：100万円以上 500万円未満
- メリット：小口現金の仕訳入力の自動化、経理業務の効率化
◆ db Sheet Client 小口現金管理システムの主な機能構成
2. desknet’s NEO（株式会社NEO Japan）
カスタマイズした業務アプリを作成することができるツールです。小口現金管理アプリや小口現金精算入力アプリなどを作成することができます。
- 価格：1ユーザー400円〜
- 主な機能：小口現金管理、小口現金払い入力、小口現金精算入力およびステータス管理、残高自動算出
◆小口現金管理アプリの画面例
3. ビズトロメイト（株式会社HITACHI）
飲食業向けのASPサービスで、現場の店舗で取扱う小口現金の管理ができます。簡単に店舗で利用する現金を管理することができます。
【ビズトロメイトの3つの特長】
- 小口現金として入金・出金管理が可能
- 会計連動に必要となる項目の設定が可能(会計用勘定科目)
- 小口現金一覧は、PDF作成およびCSVデータ切り出しが可能
【サポート機能】
小口現金入力、小口現金承認・確定、確定データダウンロード
1.多種多様な項目を管理(入力)可能
日付、支払先、摘要、入金額、支払額、残高(自動算出)、勘定科目などの用途、振替店舗などの項目を入力可能
2.小口現金承認・確定
店舗で入力した小口現金データを、本部にて承認・確定を行えます。
3.確定データダウンロード
会計システムに連動したデータを出力することができます。
小口現金の管理におすすめの経費精算システム3選
ここまでは、小口現金の管理に特化したシステムをご紹介いたしました。
しかし最近では、経費精算システムを導入することで、小口現金の管理を効率化する企業が増えています。
次に、小口現金管理の負担を減らせるおすすめの経費精算システム3選をご紹介します。
1. TOKIUM経費精算
小口現金管理は「TOKIUM経費精算」によって、楽にすることができます。
代表的な経費精算システムである「TOKIUM経費精算」は、申請から承認までをスマートフォンで完結できるクラウドシステムです。申請者は、スマートフォンでレシートを撮影してポストに投函するだけ、承認者は承認ボタンを押すだけで経費精算が完了します。
領収書の写真を送信すれば、データ化・原本とデータの突合・原本保管まで全て代行されるため、ペーパーレス化と同時に経費精算へかける時間を約1/10にまで削減することができます。
また立替経費精算の振込に必要な全銀データや、会計処理に必要な仕訳データを自動で作成することもできます。領収書の記載内容をTOKIUMのオペレーターが99%の精度で代行入力するため、経理部の負担を大幅に軽減。加えて、原本と申請内容の突合点検や原本保管もTOKIUMが代行するため、経理担当の領収書管理業務を一掃できる点も重要なメリットです。
「TOKIUM経費精算の料金表や機能を詳しく知りたい」という方は、下記より資料をご覧ください。
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2. 経費BANK（ケイヒバンク）
経費BANKは、Suicaやクレジットカードからの自動データ入力機能をもつ経費精算システムです。
- 価格： 25000円(1~50ID)・10000円(月額追加ID利用料/50ユーザー単位)
- クラウド(ASP／SaaS)型の経費精算システムです。経費の申請から決裁、振込、仕訳の作成までの全てに対応。様々な補助機能で経理作業を効率化します。
- 経費Bankは、ご利用の会計ソフトに対応した、会計仕訳データの作成が可能です。
- 個人への経費精算と同様、振込み用のFBデーターを作成し、簡単に振込み作業を行うことができます。
- 入力をしていただいたデータがそのまま支払・仕訳になるため、経理担当者の作業を大幅に削減されます。
3. eKeihi（イーケイヒ）
eKeihi（イーケイヒ）は20年以上の歴史がある経費精算システムです。
2015年に「eSeikyu(イーセイキュウ)」請求管理システムがローンチされたことで、連携が取れるようになりました。
- 価格： 25000円から
- オンプレミスとクラウドの2種類から選択可能
- 請求書発行から入金管理まで一括でできることにより、業務の負担を大幅に削減できます。
- eKeihiは、スマートフォン、タブレットでご利用いただけるスマホ専用アプリを使うこともできます。
- 外出先からの交通費申請や承認などを、お手持ちのスマートフォンからお使いいただくことで、移動などの空いた時間を利用してより効率的な経費精算が行えます。
まとめ
今回は小口現金管理について解説しました。
小口現金の廃止にはメリットが多く、小口現金の管理を楽にするには主に4つの方法があるとご理解いただけたかと思います。
また、小口現金管理を大きく効率化できる手段として、特化型システムと経費精算システムをご紹介しました。このようなシステムを積極的に導入し、現場の生産性を向上させていきましょう。
※本記事の掲載内容は、公式サイトの情報を基にしています。
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