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→ダウンロード：経費精算システム選び方ガイド【4社の比較表付き】
日頃の小口現金の出納業務、経費精算業務に時間がかかっていませんか？
そんな方には法人カード(コーポレートカード)やクレジットカードの導入がおすすめです。
法人カードやクレジットカードで経費精算をするメリットは以下の3点です。
- 1.カードからワンクリックで経費登録ができるため、経費入力の業務が楽になる
- 2.小口現金の処理から脱却できる
- 3.経費の水増し申請のような不正を防げる
その上で、コーポレートカードを利用するメリットやクレジットカード利用時のポイント・領収書の取扱いに関しても解説いたします。最後に、クレジットカード連携機能をもつ代表的な経費精算システム4社を紹介します。
なお、経費で落とせるものの一覧については、以下の記事を参考にしてください。
【経理担当者向け】法人クレジットカードで経費精算をする4つのメリット
従来の経費精算業務では領収書の糊付けをしたり、申請書に手書きをしたりと経費を申請するまでが非常に手間でした。クレジットカードによる経費精算を行うと、経費の申請者の負担が非常に軽くなり、承認者や経理担当者も負担が軽減されます。
メリット1，経費の申請入力間違いが減り、確認の手間が少なくなる
法人カード・クレジットカードでは利用明細により利用した金額が確認でき、手作業で金額や日付を入力することがないため、入力間違いが起こりません。その結果、経理担当者のチェック、確認の作業手間も少なくなります。
メリット2，小口現金が不要へ！キャッシュレスな経費精算を実現
小口現金からその都度、現金を取り出し従業員に渡すという方法では経理担当者の負担は膨大なものとなってしまいます。経理担当者には1日の業務の終わりに、その日の小口現金の残高確認と帳簿記入業務があります。計算が合わない場合は出納記録を確認しなければならなかったり、非常に厄介な業務となります。
クレジットカードを利用すれば小口現金による出納業務や残高チェックが不要となり、業務効率化につながります。
メリット3，不正経費申請の防止・社内ガバナンスの強化
法人カードやクレジットカードを利用すると、社員が利用した金額をごまかすことができないため、水増し経費申請などを防止することができます。
また、どの部署の誰がいくら使ったのかを全社で明確にすることができるため、社内ガバナンスの強化にもつながります。
領収書を用いた不正申請(書き足しによる金額改ざん・写しを作成することによる二重申請など)は、クラウド型経費精算システムである「TOKIUM経費精算」で解決できます。
TOKIUM経費精算ではクレジットカードとのシステム連携によってデータがシステム同士で連携し、自動で経費が取り込まれるため社員の手が介在できなくなる、というメカニズムです。
また、自動で取り込まれた経費を社員が編集した場合、アラートが表示されるため不正が防止されます。実際に表示される画面を用いて具体的にそのメカニズムを説明します。今回の例では、ある社員がTOKIUM経費精算を用いて経費を申請する際、クレジットカードで支払った金額「3220円」をシステム内で「5220円」と書き換えた場合を想定します。
まず、クレジットカードで支払った金額が編集されて申請された場合「自動入力経費が編集されています」というアラートが表示されます。
さらに編集履歴から金額の変更内容の詳細を確認できます。
これらの情報から判断し、金額が不正に編集されていると考えられた場合、下写真のように経費申請を取り下げることが可能です。
以上のメカニズムにより、クレジットカードで支払った金額の不正申請を防止することができますし、経理担当者にとって面倒な作業であった不正のチェックも必要なくなります。
メリット4，キャッシュフローを把握しやすい
以下は、代表的なクレジットカードの締め日と支払い日をまとめた表です。
| カード名 | 締め日 | 支払日 |
| JCB | 毎月15日締め | 翌月10日払い |
| イオンカード | 毎月10日締め | 翌月2日払い |
| 楽天カード | 毎月末締め | 翌月27日払い |
ここで着目して頂きたいのは、カードによって締め日や支払い日が異なるということです。すなわちコーポレートカードという形で会社で使うカードを統一することで、支払い日が統一されキャッシュフローを把握しやすくなるという非常に大きなメリットがあります。
法人クレジットカードでの経費精算によって、経理業務を楽にしたい方は、ぜひ下記から資料をご覧ください。
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【経営者・申請者向け】法人クレジットカードで経費精算をする4つのメリット
法人カード・クレジットカードを利用することは経理担当の業務を楽にするだけではなく、経営者や従業員にとっても大きなメリットがあります。
メリット1，個人での立替が必要なくなる
会社の口座から現金が支払われますので、社員が立て替える必要が無くなるというのも大きなメリットです。これにより、個人では中々できない高額な出費も可能となります。特に、会食や航空券のような高額なお金を毎回立て替えることは会社員にとってはなかなか難しいですよね。
メリット2，小口現金の受け取りは従業員にとっても手間
小口現金のため、毎回経理担当を訪れることは従業員にとっても手間がかかる作業です。特に外回りや営業担当など外出が多い方にとっては経理担当を捕まえるだけでも一苦労です。
メリット3，経費入力・申請が劇的に楽になる
クレジットカードを経費精算システムに登録することにより、ワンクリックで経費としてクレジットカードから登録することが可能となります。そのため、申請書やエクセルへの記入の手間がなくなります。
従来の経費精算方法では、経費申請するまで領収書を保管しておかなければならなかったり(申請者)、その申請のミス・不正チェックや転記が大変(経理担当者)などの問題がありました。
しかし、クレジットカード 連携機能をもつ経費精算システムを導入することにより、上記の問題は一挙に解決されます。TOKIUM経費精算を用いて分かりやすく説明いたします。
TOKIUM経費精算でクレジットカードを登録すると、下記画像のようにカード利用履歴が表示されます。
「経費を登録」という緑のボタンを押すと、経費として自動的に登録することが可能です。
同様のことをコーポレートカードに関しても行うことができます。(精算対象外とすることも可能です。)
nanacoなどの電子マネーやクレジットカードなど含め56種類以上のカードを登録することが可能です。また、モバイルSuicaにも対応しています。
メリット4，様々な特典があり福利厚生になる
代表的なコーポレートカードであるアメックスを例に実際に提供されている付帯サービスを紹介いたします。
特典例1. カード会員専用の旅行予約サイトの提供
ホテル、レンタカー、国際線航空券のオンライン予約が可能なカード会員専用の旅行予約サイトを提供しているため、出張の多い会社にとって便利。ウェブサイト内で直接メンバーシップ・リワード®のポイントを旅行代金の支払いに充当できる。
特典例2. 面倒な手続きは不要で、最高1億円の海外旅行傷害保険が付帯される
出張の際、国際航空機のチケットやパッケージ・ツアーの代金をカードで支払うと、基本カード会員には傷害死亡・後遺障害保険金最高1億円の海外旅行傷害保険が付帯される。
特典例3. ビジネス・カード会員限定イベントあり
カード利用者の人脈を広げることができる。
法人カード・クレジットカードで経費精算をする2つのデメリット
本章では、クレジットカード連携機能をもつ経費精算システムを導入することによるデメリットを紹介いたします。
デメリット1. 精算までタイムラグが発生
クレジットカードでは実際につかった日と口座から引き落とされる日付にタイムラグが生じていまいますので残高の管理に多少の注意が必要です。
デメリット2. 現金の流れが想像しにくく、使い過ぎてしまう
クレジットカードを介して支払いをしてしまうと、人によっては実際の現金のやりとりが想像出来ず、経費を無駄に使い込んでしまう社員もいるかもしれません。
クレジットカードでの経費精算で領収書は必要？また、領収書がない場合はどうする？
領収書は基本的に不要
一般的にはクレジットカードで支払った場合、会社の経費精算に領収書は不要となります。しかし、会社の内部規程によっては領収書の提出を求める会社もありますので、確認しておきましょう。
請求すればクレジットカードで支払いをした場合でも領収書を発行して貰えますが、ショップ側に発行義務はありませんので断られてしまう場合もあります。これは、カード会社を経由して金額が動いており、ショップ側に実際の現金の受領が無いためです。
クレジットカードを経費として落とすには、領収書の代わりとして認められる書類(利用明細書など)が必要
領収書は税法上、7年間保存しなければならないと定められています。税務調査が入った際に経費に対応した領収書が保管されていないと、不正に経費として計上した疑惑をかけられかねません。
しかし、上記のように経費をクレジットカードで支払った場合は領収書を受け取れない可能性もあります。そのような場合、領収書の代わりとして認められる書類が必要となります。
そこで、領収書の代わりとして、利用明細で領収書の代用が可能です。税法上、領収書の代わりとして経費の出費を証明するには、以下の項目が必要となります。
- (1)その書類の作成者の氏名又は名称
- (2)課税資産の譲渡等を行った年月日
- (3)課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容
- (4)課税資産の譲渡等の対価の額
- (5)その書類の交付を受ける者の氏名又は名称
ショップやクレジットカード会社が発行する利用明細書には、一般的にこれらの項目が記載されています。すなわち、利用明細書で領収書の代用ができますので、大切に保管しておきましょう。
コーポレートカード(法人カード)で注意する3つの点
注意点1. キャッシング機能は無い
個人のクレジットカードとは異なり、法人の場合は貸し倒れリスクが大きいため、事業資金としてのキャッシングはできないようになっています。法人が事業資金を借りる際には「ビジネスローン」「法人カードローン」を利用することになります。
注意点2. 個人的な使い方はしない
コーポレートカードを社員が個人的な用途で使わないように注意しなければなりません。明細の中に社員の私用の記録が入ってしまいますと、経理担当者が経費と各個人の利用を仕分け直すという無駄な手間が必要になってしまいます。コーポレートカードの私的利用は会社で徹底的に取り締まりましょう。
注意点3. クレジットカードのポイントはどうする？内部規程を作成して対処しましょう
クレジットカードで支払うとポイントが貯まります。会社経費で得たポイント等については原則会社に帰属しますが、個人が利用しても違法となる訳ではありません。すなわち、ポイント利用についての会社内でのトラブルを回避するためにも、会社の内部規程でしっかりルールを決めておきましょう。
以上、クレジットカード 連携機能をもつ経費精算システムの利用には注意点もありますので気を付けましょう。そのような場合の対策として、個人のクレジットカードを認めず、コーポレートカード(法人カード)による精算を推奨している企業もあります。
法人カードとクラウド型経費精算システムの併用で効果を倍増できる
法人カードの導入だけでも経費精算はかなり楽になりますが、従業員から利用明細を提出しなければならなかったりといった手間は残ってしまいます。そこでおすすめなのが経費精算システムも併用して利用することです。両者を同時に使うことでさらなる効率化を図ることができます。
法人カードの利用明細を経費精算システムに自動連携できる
法人カードやクレジットカードの利用履歴を経費精算システムに自動連携することができます。そのため、毎月経費申請をする際に手作業で入力する必要がありません。
法人カードの不完全なキャッシュレスではなく、完全なキャッシュレス化を実現できる
法人カードでは一部の支払いのみを行うことになるため、法人カードを導入しても小口現金のやり取りや立替経費は残念ながら残ってしまいます。
しかし、経費精算システムを使うことで法人カードも含めてすべての交通費精算、経費精算を行うことができます。
会計ソフトに自動連携できる
法人カードだけでは会計ソフトにデータを手入力する必要があります。しかし、経費精算システムと併用することで会計システムと自動連携できるので会計ソフトにワンクリックでデータを流し込める
自社に最適な経費精算システムの徹底比較
法人カードと経費精算システムの同時利用で、上記のようなメリットを享受できます。ただ、システムによって細かな機能や価格異なっているので、注意してください。適切でないシステムを選んでしまった場合、システムを導入したものの社内へ浸透しないといった事態も考えられます。したがって、自社の課題に応じたシステムを慎重に選定しましょう。
本記事では、注目されている４社の経費精算システムを徹底比較した資料を無料配布しています。法人カードとクラウド型経費精算システムの併用して、経理業務を効率化したい方は下記からご覧ください。
【関連する無料ガイドブック】
▶ 経費精算システム選び方ガイド【4社の比較表付き】
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TOKIUM経費精算でカード連携した時の3つの便利な機能
クラウド型経費精算システムの一つであるTOKIUM経費精算で法人カード・コーポレートカードを利用した際の便利な機能についてご紹介します。
1.法人カード(コーポレートカード)利用時に、精算対象外にすることができます
TOKIUM経費精算では、お使いのクレジットカードを「コーポレートカード」として登録することができます。コーポレートカードとして登録すると、精算対象外(＝経費として使ったものの会社負担のため立替経費ではない)として経費登録されます。そのため、社員への精算対象からは自動的に外れ、会計ソフトのみにデータが連携されます。
まず、TOKIUM経費精算ログインページ上の「カード連携」より「連携口座・カードを登録する」をクリックします。
次ページでコーポレートカードとして登録したいカードを選択します。
次ページの「コーポレートカードとして登録」にチェックを入れます。
その他の項目にも入力し、ページ下部にある「登録する」をクリックすることで、お使いのクレジットカードがシステム内でコーポレートカード として登録されます。
2.カードの利用履歴とレシートデータを自動的に紐付けることができる
「明細の経費登録を自動で行う」という機能について説明致します。通常のカード連携経費は「カード連携」に明細が登録され、そこから経費として使用したもののみを経費として「経費一覧」に登録する流れとなっています。
しかしながらコーポレートカードでは、全ての明細を経費として申請する必要があるため、「カード連携」画面での経費登録をすることなく、直接「経費一覧」へ登録することができます。
以下はその設定方法です。
下記画像内の「編集」アイコンをクリックします。
「明細の経費登録を自動で行う」にチェックを付けますと設定完了です。
3.経費登録した明細と領収書データの自動統合機能
TOKIUM経費精算では、2の手順で経費に登録されたデータを、自動入力から登録された領収書のデータと自動的に統合することができます。先ほどの画面から「経費登録した明細を自動入力経費に統合する」にチェックを付けますと設定完了です。
※こちらの機能は日付、支払先、金額が完全一致しているもの同士を統合される仕様となっております。
法人クレジットカードと経費精算システムの併用で業務効率化を進めたい方は、ぜひ下記から資料をご覧ください。
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まとめ
以上、クレジットカード連携機能をもつ経費精算システムについて詳しく説明させて頂きました。是非あなたの会社に合ったシステムを導入し役立ててください。最後までお読み頂きありがとうございました！
