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あなたは出張にかかった費用を正しく精算できますか？会社の業務に必要となった出費を計上することを経費精算といい、
その中でも特に出張費に要した金額を計上することを出張旅費精算と言います。
出張費には、交通費、宿泊費、業務に必要な物品の購入費などが含まれており、どのように旅費申請をするかは各会社の内部規程により細かく定められています。そしてこの旅費精算で苦戦してしまう方が多いのです。
例えば、宿泊費の領収書の宛名を個人名にするのか、会社名にするのか？うっかり領収書を紛失してしまったがどう申請すれば良いのか？など様々な疑問があるかと思います。
そこで本記事では、出張に必ず伴う主要な旅費精算(交通費・宿泊費・業務に必要な物品の購入費)を領収書の取り扱い方を軸にして、わかりやすく解説いたします。
なお、交通費精算のやり方については、以下の記事も参考にしてください。
出張旅費精算とは
そもそも出張旅費精算とは、出張時に発生した交通費や宿泊費、日当などの旅費を「精算」することです。
基本的に会社ごとに定められている規程に応じて支給されます。多くの場合、社員が料金を立て替え、後日旅費申請することで精算がされます。
出張時に発生した交通費は「旅費交通費」と呼ばれ、一般的な交通費とは区別されます。旅費交通費と交通費の違いは本来所属している本務勤務地での業務が交通費、それ以外の場所での業務が旅費交通費となります。
下記記事でも詳しく説明していますので、是非ご覧ください。
出張旅費精算の流れ・手順を解説
出張旅費精算の流れ、やり方をステップごとに説明いたします。
ステップ1. 出張前に所定の用紙で申請を行う
まず、出張前に日程や場所、目的、必要となる金額などを規程の用紙に記入し、提出します。
上長が出張の事前申請を承認してはじめて、出張にいくことができます。
出張にあたり、会社によっては社員の金銭負担をなくすために事前に一定額を渡すこともあります。これは仮払いと呼ばれます。
仮払いについては下記記事をご覧ください。
ステップ2. 領収書をもとに出張旅費精算書を申請・提出
出張後、発生した交通費や宿泊費などの費用を所定の旅費精算書に記入し、提出します。
その際に領収書を必ず一緒に提出する必要があります。金額や日付の間違いがないよう、記入は慎重に行いましょう。
ステップ3. 上長・経理が出張旅費精算書を確認し、精算処理
提出された出張旅費精算書に基づき、上長・経理が承認し、承認された後精算処理がなされます。
多くの会社では給与と一緒に翌月に振り込まれるのがほとんどですが、その場で現金により精算されることもあるようです。
出張旅費精算書の書き方・Excelテンプレート
出張旅費精算書を書く上でポイントとなる点は下記の6つです。
- ポイント1. テンプレートを用意する
- ポイント2. 領収書は必ずとっておく
- ポイント3. 出張旅費精算書に必要な項目を確認する
- ポイント4. 所属部署や氏名などの基本情報は先に書いておく
- ポイント5. 手元に領収書やレシートを用意する
- ポイント6. 出張旅費精算書に転記していく
詳細は下記記事で詳しく説明しております。無料でダウンロードできる出張旅費精算書テンプレート/エクセルファイルの他、書き方やサンプルもご紹介しています。
テンプレよりも出張旅費精算書が楽になる経費精算システム
上記の無料エクセルテンプレートを使用することで、今よりも簡単に経費精算をすることができます。しかし、近年多くの企業が、さらに出張旅費精算を効率化できる経費精算システムを導入しています。
本記事では、出張旅費精算に関連して、注目されている４社の経費精算システムを徹底比較した資料を無料配布しています。宿泊費や交通費などの旅費精算を効率化したい方は下記からご覧ください。
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出張で重要となる3つの旅費精算のポイント
1.交通費の経費申請の場合
旅費精算において最も重要となるのは交通費の精算です。出張の距離によって使う交通機関も大きく異なりますので、それぞれの場合について解説します。
また、経費精算方法はそれぞれの会社の内部規程により異なります。本記事では一般的な内部規程を想定しておりますので、実際に出張に行く前に必ずあなたの会社の内部規程を確認しておきましょう。
1-1. 新幹線・航空券の場合
遠方への出張の場合、新幹線や航空機を用いた移動をすることになります。金額が高額になるため必ずと言って良いほど、精算の際には領収書の提出が求められます。忘れずに発行してもらうようにしましょう。
また、窓口販売・ネット販売・金券ショップなど、チケットの購入方法は多岐に渡りますので、それぞれの場合に応じた領収書の入手方法を確認しておきましょう。
新幹線の領収書の入手方法(購入方法別)
https://shinkansen.tabiris.com/receipt.html
航空券の領収書の入手方法(購入方法別)
https://air.tabiris.com/receipt.html
万が一、発行してもらった領収書を紛失してしまった場合の対処法は本記事後半で説明いたします。
1-2. 電車の場合
あまり遠く無い目的地への出張では、電車を利用します。その場合、金額は低くなると言うこともあり、領収書の提出を求めない会社が多いです(必要となれば、駅の窓口もしくは切符窓口にいる係員に請求すれば領収書を受け取ることが可能です)。
領収書が不要とされる経費精算において一般的に使われるのが、出金伝票です。出金伝票とは、領収書がない時に、必要事項を自分で記入することで経費精算に用いることができる資料です。
ここで必ず記入しなければならないのは、日付・金額・支払い先・具体的な内容の四つです。
忘れてしまわないように、その都度メモを残すのが望ましいでしょう。
2.宿泊費の経費申請の場合
遠方への出張では、宿泊が伴う場合もあります。宿泊費の領収書をもらう時に生じやすい疑問として、宛名を「個人名・会社名」のどちらで記入してもらうか、があります。
どちらでも良い場合もあるので、特に気にしていない方も多いかと思われますが、結論から言いますと、宛名は会社名にしておいた方が無難です。
例えば、「消費税法」では3万円以上の領収書を保存することが義務付けられており、その宛名には、原則会社名の記載が求められているため、このような場合にも対応できるように、宛名は個人名ではなく会社名で領収書を発行してもらいましょう。
また、宿泊費に限ったことではありませんが、印紙税法という法律で、5万円を超える金額の領収書には収入印紙というものの添付が義務付けられています。長期間の宿泊で高額な出費となってしまうときには注意しておきましょう。
3.購買費の経費申請の場合
最後に、出張中に購入した物品の経費精算について説明します。
3-1.高額な出費のとき
高額な出費のときは、経費精算の際に経理から領収書の添付を求められることが多いので、忘れずに発行してもらいましょう。先述の通り、5万円を上回るような出費のときは収入印紙も必要となります。
3-2.細かい出費
領収書の発行をしてもらう程でもない出費は、出金伝票を用います。その際、会社の業務に必要な出費と判断されなければ経費として落とせなくなってしまいますので、出費の具体的な内容も忘れずに記入しましょう。会社の内部規程によっては、レシートでも経費経費精算が行えますので、念のため取っておくと良いです。
本記事では、出張費精算の「５大不正」を解説したPDF資料を期間限定で無料配布しております。不正対策や経費精算の業務効率化を進めたい方は是非ご覧ください。
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▶ 出張費精算の５大不正を経費精算システムで解決！
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領収書を紛失してしまった場合は、レシート・カード明細で代用可能
次に、領収書をうっかり紛失してしまった際の対処法について紹介します。
領収書を紛失してしまっても場合によってはレシートやクレジットカードの利用明細により代用が可能となります。
(引用 https://gentosha-go.com/mwimgs/2/a/600/img_2ad8b79e136cc86d9b92f353d5571874234229.png 図版・イラスト：桜井勝志)
上記の方法以外にも、自分で取っておいたメモをもとに出金伝票を作成するというのも一つの手段となります。この場合、経理担当の方に妥当性を認められれば問題はありません。
注意点としては、上記の図のように領収書の発行者に再発行の義務はないため要求に応じて貰えない可能性があるということです。そのため、特に重要となる高額な出費をした領収書の管理には気をつけましょう。
領収書を万が一なくしてしまった方は下記記事もご参考ください。
【関連する無料ガイドブック】
▶ 領収書の山に埋もれない！経理担当のための「領収書保管マニュアル」
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電子帳簿保存法に対応することで領収書の破棄が可能！
領収書には保管義務が定められており、「紙」の領収書や請求書などには一定期間保存しなければならない義務があります。
これは税務署の調査のためであり、領収書の保存期間は7年間と定められています。
その量は山積して行き管理も困難になります。すなわち、保管スペースの確保や管理のための人件費が会社を逼迫してきました。
ただし、電子帳簿保存法に対応すれば、領収書の破棄が可能です。
そのようなコストを削減するために、電子帳簿保存法という、領収書などの国税書類を電子データによる保存を認めた法律があります。この電子帳簿保存法は、平成27年の税制改正により「スキャナ保存制度」が導入され、領収書をスキャナーで読み取って電子データを保存すれば紙の原本を捨てることが認められていました。
この電子帳簿保存法は2016年に要件が緩和され、スマートフォンやデジタルカメラなどによる電子化が可能になり、データ化を行う機器や場所の柔軟な選択ができるようになりました。
この法改正の流れを受け、スマホ撮影によるレシート電子化の保存、および破棄が可能となりました！
経費精算業務のペーパーレス化の流れが一層進むため、クラウド型経費精算システムの導入メリットがますます大きくなっています。
電子帳簿保存法への対応に関心のある方は下記記事もご参考ください。
また、TOKIUM経費精算というサービスを使えば、電子帳簿保存法に対応せずとも領収書の原本保管が不要となり、ペーパーレス化を実現できます！
TOKIUM経費精算により出張旅費精算が大きく楽になる5つの理由
出張が多い方にとって毎月の経費精算は大変ですよね？
そんな方にオススメなのが経費精算システム「TOKIUM経費精算」です。
領収書やレシートをスマホカメラにて撮影するだけで必要情報が自動入力されるので、領収書の管理や経費精算にかかる入力の手間を削減することが可能です。
TOKIUM経費精算を使うべき5つの理由を紹介していきます。
理由1. 領収書レシートを撮影するだけで金額や日付が自動入力される。立替経費精算の入力が簡単に
システム内で取り込まれた領収書やレシートの写真はオペレーターによる手入力でデータ化されます。この際、二人のオペレーターにより入力されるため、記入ミスは99%防止されています。
領収書レシートをスマホ等で撮影すると、オペレーターに送付され、金額や日付などの内容が自動入力されます。(領収書の糊付け・転記・上司のハンコ全て不要)
このように、従来の旅費精算方法ではなく経費精算システムを導入することで、申請に付随する様々な作業(糊付け・転記・上司のハンコ)や、領収書の保管などが一挙に解消され、生産性の向上が期待できます。
理由2. 交通費申請において、定期区間の控除も可能
TOKIUM経費精算は、ICカードとシステム連携をすることができ、その機能を利用することで定期区間を控除した金額を算出することが可能です。これにより交通費からわざわざ定期区間を除いて経費を算出する必要も無くなります。
理由3. 出張日当手当を自動計算可能
管理者は、( 事業所設定 →日当・手当設定 )の画面から役職・移動距離・国内外・宿泊日数などで異なる出張手当の設定を行うことができます。この機能を活用することで、毎回異なる出張手当を計算するという面倒な作業が無くなります。
経費申請者は、申請画面から必要な情報を入力するだけで自動で設定通りに出張手当が算出されます。
理由4. 100種類以上の外貨に対応
TOKIUM経費精算では100種類以上の外貨に対応しており、海外出張が多い会社の経費精算にも対応可能です。また、外貨は最新レートを自動取得し、入力することができます。
理由5. 交通費精算が非常に楽になる！
下記画像のように、目的地・出発駅・到着駅を入力し、交通手段を選択すると自動で最短距離の交通費を算出してくれます。もちろん、経路を選択することも可能です。
このように、経費精算システムを導入することで領収書が不要となる以外にも非常に多くのメリットがあります。是非ご活用ください！
TOKIUM経費精算について詳しく知りたい方は、下記より資料ダウンロードへお進みください。
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まとめ
本記事では旅費精算における領収書の正しい取り扱い方、紛失した際の対処法、システム導入による様々なメリットについて解説いたしました。あなたの会社にあった経費精算方法を見つけ出し、生産性の向上に役立ててください。
