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仮払経費申請書の書き方、仕訳方法で困ったことはありませんか？
概算金額を決め、申請したものの、実際に使う金銭が一致することはまずありえませんよね。差額として残る場合もあれば、オーバーしてしまう可能性もあります。クレジットカードで支払ったり、交通費などの管理では、より一層面倒になってきます。
手書きでの仮払経費申請書は、手間もかかり間違いが起こるリスクも高くなりますが、最近ではクラウド型の経費精算システムを導入する会社も増えてきています。自動化・データ化されることにより、これまでの業務の効率化・ストレスの軽減をもたらしてくれるでしょう。
この記事では仮払申請テンプレートをご用意していますので、是非無料ダウンロードをしてご活用ください。
また、面倒な仮申請を簡単にするための1つの手段として今人気のあるクラウド型の経費精算システムを紹介します。仮払い時に問題となる、差額が一目で確認できるなどといった10のメリットがあり、おすすめです。経費精算に無駄な時間やストレスをなるべく減らせるきっかけとなれば幸いです。ぜひ最後まで読んでみてください。
なお、仮払金については、以下の記事も参考にしてください。
仮払い申請書テンプレート無料ダウンロード
下記の「仮払い申請書」テンプレートを無料でダウンロードします。
経費精算書テンプレートはこちらの記事からダウンロードできます。
仮払い・仮払金の使用用途と問題点
仮払いとは、会社の利益になりうる業務の際に、企業が従業員に前もってお金を支払うことを言います。その時点では概算金額を算出しますが、正確な使用目的や金額までは明確になっていません。
また、仮払金は一時的に振り分けられたお金であり、実際に取引内容を確定することによって初めて費用として見なされます。
そのため、仮払金が使用された後は、用途を明確に記録しておかなければ、決済時に経費として見なされない可能性も出てきます。面倒だからといって放置されしがちですが、詳細があやふやになりかねないため、逐一用途を記録することをおすすめします。後ほど調べるためには余計な労力がかかり、負担が更に大きくなります。
仮払経費申請書の書き方4ステップ
仮払経費申請書とは、出張等の概算金を事前に申請するための書類のことを言います。
通常手書きでの申請書ですが、Excelを使用する会社もあります。日当手当や交通費などがある場合は、ご自身で計算するしかありません。出張などによって毎回内訳が変わる場合もあり、記録、管理、計算等で複雑な経費申請一つです。
～仮払経費申請書の書き方～
まず、仮払いにおける一般的な一連の流れを紹介します。
1.仮払いが必要だと判断後、必要な金額を概算計算する。
2.航空費等と含め、交通ルートや必要費用を用意する。
3.「仮払経費申請書」に記入していく。
4.仮払金を現金で受け取る。この時、経理担当者と申請者の両方が金額に不備がないか確認しあい、サインと捺印をする。
◆ 仮払い申請書の例
注)出張旅費を仮払い申請したい場合は、
・出張命令書
・見積書
が必要となってきます。
下記の項目の確認を忘れないようにしましょう。
□申請日 □精算予定日 □仮払金額 □署名 □捺印 □目的
仮払経費精算書の仕訳方法の例
仮払経費精算書とは、申請した仮払金が実際にどのように経費として使われたかを申告するための書類です。また、過剰金や不足金の精算もします。
ここでは、仮払経費精算書の仕訳方法をみてみましょう。
例)営業担当のAさんが大阪に出張し、仮払金10万円を現金で手渡しました。交通費で5万円、宿泊費3万円、接待交際費で1万円の領収書が後日提出され、現金1万円の返金がありました。
・仮払支払時
| 借方 | 貸方 | 摘要 | ||
|---|---|---|---|---|
| 仮払金 | 100,000円 | 現金 | 100,000円 | 仮払金支払（営業Aへ） |
・現金精算時
| 借方 | 貸方 | 摘要 | ||
|---|---|---|---|---|
| 旅費交通費 | 50,000円 | 仮払金 | 100,000 | 仮払金精算 |
| 宿泊費 | 30,000円 | |||
| 接待交際費 | 10,000円 | |||
| 現 金 | 10,000円 | |||
・仮払金が不足していた場合
例)営業担当のAさんが大阪に出張し、仮払金8万円を現金で手渡しました。交通費で5万円、宿泊費3万円、接待交際費で1万円の領収書が後日提出され、現金1万円の不足がありました。
| 借方 | 貸方 | 摘要 | ||
|---|---|---|---|---|
| 旅費交通費 | 50,000円 | 仮払金 | 80,000 | 仮払金精算 |
| 宿泊費 | 30,000円 | 現金 | 10,000 | |
| 接待交際費 | 10,000円 | |||
このように記録していきます。
経費精算システムを導入する10のメリット
上記では、仮払経費申請書や仮払経費申請書の仕訳の記入方法についてみてきました。分かりやすくするために簡単な例を用いりましたが、実際はもっと複雑かつ細かくなりかねません。
出張場所や期間によっては、莫大な金額を長期的に扱うこともあり、記録や管理が大変になりますが、その分責任も大きくなります。
そこでおすすめなのが、経費精算システムを導入することです。手書きでのアナログ方法を見直し、楽に仮払金を扱っていきましょう。
1.日当の追加
出張時には日当が付く会社もあります。TOKIUM経費精算では日当を自動的に追加できる項目があります。そのため、日当の申請がスムーズに行えます。
2.自由なフォーマット設定
金額の上限が選択できるため、それぞれの社内ルールにしたがって経費精算が行えます。また、あらゆる条件をその都度変更することも可能となり融通がききます。
3.情報の自動取得
Suicaやクレジットカードと連携しています。使用履歴が自動的にTOKIUM経費精算画面にでてきます。そこから経費申請を行うことができる為、不正防止に繋がります。また経理担当が交通費や交通ルートを確認する手間も省けます。更に、定期区間を登録することができるため、従業員が余分な交通費を経費として受け取ってしまう問題が解決されます。
4.差額が一目瞭然
仮払金と実際の出費が異なった場合、計算なしで差額が分かります。自動で入力されていく為、金額の間違いがなくなります。
5.会計ソフトとの連携
TOKIUM経費精算は会計ソフトとも連携しています。経費精算後にデータを会計ソフトに受け継ぐ必要があるのですが、この際も自動でデータ共有されるため、手間がかかりません。
6.選ばせないフロー
システム上で常にフローが提示されており、間違いなく申請が出せます。申請者も悩む必要がなくなり、経理担当者も安心して管理できます。
7.スマホで写真を撮るだけ
スマートフォン上のアプリをダウンロードするだけで、出費の度に申請を出すことも可能となりました。申請が楽かつスピーディーに行えます。
8.安心のオペレーターが24時間365日常在。
申請者が写真を送信した先には、安心のオペレーターがいます。常在していることで、いつでも申請することができるようになりました。また、2人のオペレーターによる確認があるため、漏れやミスがほぼ起こりません。
9.外貨からの申請も大丈夫
海外出張に行った際に困るのが、外貨です。しかしTOKIUM経費精算では、外貨も対応しており、その時の為替レートに沿って経費精算が行えます。また英語対応もあるため、従業員が日本語を使えない海外の方がいらっしゃる国際企業でも安心です。
10.領収書管理がサーバー内に半永久的に保存
領収書やレシートを保管するのにはリスクが伴います。特に長期出張の際には、領収書が増え、混ざってしまう可能性もでてきます。また、仮払金の場合は、元々の用途が不明確であるため、領収書を確実に保管し、記録しなければなりません。しかし、スマホで写真をデータとして送信できるTOKIUM経費精算では、サーバー内に記録が自動的に残ります。後から振り返ることもできるのですごく便利になっています。
TOKIUM経費精算は、スマートフォンで申請・承認ができる、クラウド経費精算システムです。オペレーターが領収書を高精度でデータ化するため、手入力によるミスを減らすことができます。領収書の原本はTOKIUMが回収し、突合点検・保管まで代行するので完全ペーパーレス化が可能です。
さらに、自社開発を含むあらゆる会計ソフトとも連携可能。電子帳簿保存法やインボイス制度にも応しています。
支出管理プラットフォームTOKIUMのシリーズ累計導入社数は2,500社を超え、規模や業種を問わず幅広くご利用いただいております。
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まとめ
記録を放置しがちなことで問題視されている仮払い時には特に、便利さを感じていただけるはずです。
仮払いとは、そもそも仮の勘定科目であることを意識しておきましょう。仮払金を使用した後には、仮払金額、日付、実費金額、過不足金額が明確にされているか確認し、正しく記入する必要があります。
面倒かつ申請が適切にされないことが多いため、経費精算の際にはよく課題視されている仮払金ですが、取り扱いには細心の注意を払わなくてはいけません。
手書きでのミスや負担を減らすためにも、経費精算システムの導入を考えて見られてはいかがでしょうか。上記に挙げましたように、メリットが10点もあるため大変便利であり、従業員の本業への取り組みに更なる力をかけることを促します。
導入にコストはかかってしまいますが、これまで経費精算にかけていた時間を短縮させることができるため、導入コストがマイナスになることは少ないはずです。
