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立替経費精算の一般的な方法である「小口精算」ですが、手間だと感じている経理担当者も多いのではないでしょうか。小口精算は、少額の支払いにすぐに対応できるといったメリットはあるものの、デメリットも多いため、できれば銀行振込による精算が望ましいです。

本記事では、小口精算の基本知識から、立替経費精算を振込に切り替えるべき理由について解説していきます。記事後半では、立替経費精算を完全ペーパーレス化できる経費精算システムも紹介しています。ぜひ最後までご覧ください。

なお、小口現金については、以下の記事も参考にしてください。

小口現金とは？仕訳方法や仕組みについてわかりやすく解説

小口精算とは

小口精算とは、小口現金を用いて社員の立替経費精算を行うことで、「小口現金制度」とも言います。そもそも小口現金とは、交通費や備品代などの少額で頻繁に支出する経費を精算するために、各部署や支店等に置いておく少額の現金のことです。

各部署や支店等は、1週間や1ヶ月などの一定期間に必要な資金を、事前に本社から小口現金として支給されます。社員から立替経費の精算をお願いされたら、支払を証明するレシートや領収書と引き換えに、小口現金から立替経費精算を行います。そして各部署や支店等は、一定期間の終わりには本社へ支払内容を報告すると同時に、支払った金額に相当する現金の補給を受けます。

小口精算のデメリット

多くの企業で行われている小口精算ですが、欠点もあります。具体的には、1.経費精算や小口現金の管理に手間がかかること、2.小口現金の紛失・盗難のリスクがあることの2点が挙げられます。

経費精算や小口現金の管理に手間がかかる

小口精算を行う場合、立替者へ領収書と引き換えに現金を渡し、記帳するという作業が都度必要になります。たった100円の備品代の立替経費精算だとしても、領収書を受け取る、領収書の内容が間違っていないか確認する、小口現金から100円を取り出し渡す、その内容を帳簿に記録する、という一連の作業が発生します。一日の終わりには現金残高を数えて、帳簿と金額が一致しているか確認する必要もあり、大きな手間になります。

現金の数え間違いや記帳漏れによって、帳簿の額面と合わないといったトラブルも起こりやすいです。額面が合わない場合には、現金をもう一度数え直したり、領収書をチェックしたりと多くの時間がかかってしまいます。

小口現金の紛失や盗難のリスクがある

小口現金は人の手で管理するため、気をつけなければ紛失してしまう恐れがあります。また、小口現金は基本的に金庫に保管していると思いますが、頻繁に精算を行うために机の上に出しっぱなしになるケースも多いでしょう。このような場合、小口現金を盗難されるリスクが高まります。

立替経費精算を振込で対応すべき3つの理由

上では小口精算のデメリットを説明しましたが、そしたら立替経費精算をどう行えば良いのでしょうか。結論から申し上げますと、小口現金を廃止し、立替経費精算は月末にまとめて銀行振込で行うのがおすすめです。ここでは、その理由を説明します。

1. 経理担当者の負担を大きく削減できる

上で説明した通り、小口現金による精算では多くの手間や時間がかかります。万が一、小口現金の残高と帳簿の残高が合わない場合には、原因究明の作業に追われてしまいます。経理担当者にはミスできないというプレッシャーも大きくのしかかり、心理的にも大きな負担になるでしょう。

立替経費精算を振込による対応にすることで、小口現金を管理する手間がなくなります。現金の受け渡しもなく、全銀データを作成してインターネットバンキングサイトへアップロードするだけで精算が完了します。

2.立替経費精算のミスが減る

小口精算では、現金の受け渡し時に数え間違いが生じやすいです。記帳についても申請が来たタイミングでその度行うため、記帳漏れや仕訳ミスも起こりやすいでしょう。領収書をその場で確認し現金を渡すため、領収書の確認が甘くなったり、領収書を紛失してしまうこともあります。

振込に切り替えることで、バタバタと経費精算することがなくなり、これらのミスを減らすことができます。

3. 小口現金の盗難や紛失のリスクが無くなる

経費精算時に現金を扱わないため、現金の紛失・盗難のリスクが無くなります。不正や盗難を未然に防止することができ、社内ガバナンスや管理体制の強化にもつながるでしょう。

小口精算から振込に変更する注意点

一方で、振込を利用する際に注意しなければならないことがあります。ここでは、小口精算から振込に変更する際の注意点を2つ説明します。

経費精算までのタイムラグが発生する

小口精算の場合は、経費の申請時にその場で精算がされていました。しかし振込の場合、月1回もしくは会社の定めた一定期間ごとの精算となります。そのため、立替経費のお金を受け取るまでにタイムラグが発生し、経費の立替期間が長くなってしまいます。

特に、立替経費精算が頻発する企業や部署によっては大きなデメリットになるでしょう。しかし、給与や残業代の支払は月1回で、毎日その日払いということはありません。それを考えれば、立替経費精算は月1回と決めてルール化すれば、問題なく運用できる企業が多いでしょう。また、高額な立替になることがあらかじめ予想される場合には、事前に仮払い申請を行うことで対処ができます。

振込手数料がかかる

立替経費精算を新たに振り込む場合、振込手数料が発生してしまいます。

デメリットとして挙げたものの、ほとんどの企業では給与が銀行振込ですので、給与と一緒に振り込む運用を取れば追加の手数料は発生しません。それが難しい場合でも、立替経費精算用の口座を一括で作成し、同一支店から振り込むことで手数料を節約するという方法もあるようです。

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小口現金から振込へ変更する際は、経費精算システムの導入がおすすめ

従来の小口精算から振込による精算へ変更する際は、経費精算システムを導入することでさらに業務効率化を達成することができます。ここでは、その理由を説明します。

1.経費の申請と承認が簡略化できる

経費精算システムを使うと、経費申請書を上長あるいは経理部に回す業務プロセス（ワークフロー）をオンラインで行うことが可能です。申請された経費の種類と金額に応じて承認フローが分岐するように事前設定しておくと、現場の営業マンもストレスなく申請が可能となります。

経費精算システムの中には、交通系ICカードやモバイルSuica・モバイルPASMOと連携できるものもあり、交通費精算を自動化することも可能です。
交通費精算におすすめのシステム・アプリについては、下記記事をご覧ください。

2.仕訳と振込が楽になる

経費精算システムを活用すると、承認された経費を確認しながら会計システムに取引を起票したり、振込データを作成する業務プロセスを効率化できます。多くの経費精算システムは全銀フォーマットに沿ったCSVを出力できるため、インターネットバンキングサイトにファイルをアップロードするだけで振込処理が完了します。

3.不正な経費精算を防止できる

紙で経費精算を行う場合、不正をしていないか一枚一枚確認する必要がありました。

経費精算システムを導入すれば、不正な支出をリアルタイムでチェックし、お知らせする違反経費の自動アラート機能があるため、不正な経費精算を防止することができます。また定期区間の自動除外機能がついているものも多く、交通費の二重申請も防止することができます。

経費精算システムの徹底比較

以上のようなメリットから、小口精算から振込による精算へ変更する際は、経費精算システムを導入する企業が多いです。中には、立替経費精算の振込に必要な全銀データや、会計処理に必要な仕訳データは自動で作成してくれるシステムも存在します。自社の課題に応じた経費精算システムを選定しましょう。

本記事では、注目されている４社の経費精算システムを徹底比較した資料を無料配布しています。小口現金を廃止し、経理業務を効率化したい方は下記より資料をご覧ください。

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まとめ

この記事では、「小口精算とは？」という基本から、小口精算のデメリット、立替経費精算を振込に変更するべき理由などを解説しました。

小口精算は便利な側面がある一方で、オンラインによる銀行振込や経費精算システムの利用など、近年ではより良い方法があるのが事実です。業務を効率化するだけでなく、経理業務のミスを減らすという観点からも、小口精算の廃止を検討しましょう。