株式会社協和エクシオ

「レシートポスト」の導入で社員4,000名の間接業務の無駄をなくし、経費精算工数を月1,146時間削減した一部上場企業

  • 業種
    システムソリューション、通信キャリア事業、都市インフラ事業
  • 従業員数
    連結13,882名/単独4,011名(2020年3月31日現在)
目的
  • 間接業務である経費精算業務の無駄をなくし、利益を生む業務に稼働をシフトすること
課題
  • 従来のシステムは電子帳簿保存法未対応だったため、領収書を糊付けする手間があった
  • 各拠点から領収書を経理に送るための郵送コストがかかっていた
  • 各拠点から送られてきた領収書の保管コストがかかっていた
  • 経費精算業務における無駄な業務をなくしたかった
効果
  • いつでもどこでも経費申請ができるようになった
  • 領収書の糊付けの手間、郵送コストがなくなり、申請~承認完了までの時間が短くなった
  • 領収書の保管コストがなくなった
  • 経費精算工数 月1,146時間削減によって、利益を生む業務の稼働に変えることができた

「レシートポスト」の導入で社員4,000名の間接業務の無駄をなくし、経費精算工数を月1,146時間削減した一部上場企業

1954年の設立以来、一貫して情報通信インフラ構築の専門技術をコアコンピタンスとして事業活動を続け、情報通信にかかわる設備構築サービスを提供する株式会社協和エクシオ。
連結13,882名/単独4,011名(2020年3月31日現在)の従業員を抱え、時代の変化に合致したたしかな技術力で、数多くの取引実績を持つ。


お話を伺った方:
財務部 担当部長 村上 真人 様
財務部 担当課長 黒田 英博 様
財務部 担当課長 斉藤 千加 様
DX戦略部 システムイノベーション担当 田口 裕司様

エクシオグループの技術力を結集して社会に貢献

■株式会社協和エクシオについて


村上 エクシオグループの最大の存在基盤は技術力です。時代が変わっても、常により優れた技術、一歩進んだ技術を追い求め、それを自分たちのものにしていく企業集団を目指しています。このことで社会に大きな貢献を果たし、社会から価値のある存在として認められる企業であり続けることをCSR経営の柱としています。

田口 以下の3つが大きな事業内容となります。

1つ目は、通信キャリアです。
こちらは創立以来、半世紀以上にわたって培ってきた当社のコア事業となっており、大手通信キャリア向けの各種通信インフラ設備の構築・保守などを行っています。

2つ目は、都市インフラです。
通信キャリアで培った通信・電気・土木技術を活かし、暮らしやすい社会の実現に貢献しています。自治体、官公庁、CATV会社、鉄道会社、民間企業向けの各種通信インフラ設備の構築・保守などを行っています。

3つ目は、システムソリューションです。
ネットワークインテグレーション(NI)、システムインテグレーション(SI)分野で、ICTを利活用したトータルソリューションを提供しています。

間接業務である経費精算業務の無駄をなくし、利益を生む稼働にシフトしたい

■ レシートポスト検討のきっかけ

黒田 間接業務の稼働を減らして、利益を生む業務の稼働にシフトしたいと考えたことがきっかけです。当時、業務効率化の手段としてペーパーレスが浸透してきているタイミングでした。その時は別の経費精算システムを利用していたのですが、領収書の原本の取り扱いに苦慮していました。

斉藤 経費申請の際は領収書を紙に糊付けし、部門内承認が済めば各拠点から経理宛に領収書を郵送してもらっていました。月末になると多くの社員が領収書を糊付けしている光景が見られ、とても無駄な時間だと感じていました。

当社は複数の拠点がありますので経理宛に領収書を送る際の郵送コストも相応にかかっていました。
さらに領収書は7年間保管する必要がありましたので、保管スペースなどのコストもかかっていました。

田口 私が所属するDX戦略部は、主にデジタル技術を徹底的に活用して、社員の働き方や業務プロセスを抜本的に改革することをミッションとしています。財務部からの相談を受けて、市場環境のデジタル化に対応し、従来の権益を保つための競争力の維持・強化を図るために、経費精算システムの入れ替えは必須と考えました。そこで、2019年9月から経費精算の業務改革プロジェクトに参画しました。

村上 以前はDX戦略部に在籍していましたが、本プロジェクトの円滑な推進を目的に財務部に異動しました。そこから、財務部とDX戦略部が一体となってプロジェクトをスタートさせました。

導入費用が安価で、データセンターが国内にあること

■ レシートポスト導入の決め手

村上 はじめは外部システムを導入せず内製する案もありました。内製であれば、社内規定に従ったシステムが出来上がりますので便利ではあります。しかしながら、自社の規定がこうだからという思いが強すぎると、世の中の流れが変わったときにその変化に対応できなくなってしまうことを懸念しました。

それであれば、市場で最も使われているクラウド型のサービスを導入した方が、世の中の動きに合わせて必要な機能もスピーディーに反映されていきますし、自社で保守を行う必要もないので、当社の競争力を維持・強化する最善策になると判断しました。

田口 「レシートポスト」に決めた理由は3つあります。

1つ目は、導入費用が安価だったことです。システム選定をする上で、必要最低限の機能があればよいと考えていました。
具体的には、電子帳簿保存法対応のための領収書画像へのタイムスタンプ付与機能と、原価振り分け先の選択ができること、従業員情報やプロジェクト情報をAPIで日次連携できることです。

他社システムでもこれらの機能はあったのですが、その他の機能もふんだんに盛り込まれていて、当社からすると過剰な仕様でした。当然その分の費用が加算されており、当社には割高に感じました。
「レシートポスト」だと、導入にかかるイニシャルコスト、定期的なランニングコストを含めたトータルコストが、他社システムと比べて約半分に抑えられる計算となりました。

2つ目は、データセンターが国内にあることです。各国によって、保管するデータやサーバーに関連する法規制が異なるため、原則日本国内のサーバーで運営されていることが好ましいと考えていました。



どの経費精算システムよりもいち早くスマホアプリに対応していた

黒田 3つ目は、どの経費精算システムよりもいち早くスマホアプリに対応していたことです。働き方改革の観点でエリアフリーを必須としていましたので、時間や場所を問わず経費申請できることが条件でした。

他社システムの場合は、その時点ではまだスマホアプリは開発中で、開発環境でのみ動作を見ることができる状態でした。その中で「レシートポスト」だけが、スマホアプリに対応していたため、開発力の高さとスピードに驚きました。

実際に触ったところ説明書を見なくても直感で操作できるくらいにシンプルでわかりやすいUIでしたので、これであれば全社員を対象にシステムの入れ替えができると判断しました。



経費精算工数を月1,146時間削減することに成功

■ レシートポスト導入で得られた効果

黒田 いつでもどこでも経費申請ができるようになったことはとても大きな効果でした。また、電子帳簿保存法に対応したことで、これまで必要だった領収書の糊付けから部門内承認後の郵送、その後の保管といった一連のコストがかからなくなり、申請~最終承認完了までの時間が短くなりました。

田口 社内稟議を上げるために、既存の経費精算システムと「レシートポスト」で実際に1申請あたりどれくらいの時間が短くなるかを動画に撮って経営幹部に説明しました。結果的には、経費精算1申請あたり作業時間を約9.8分削減でき、既存の経費精算システムと比べて約50%の時間削減効果が出ました。

村上 2020年6月から「レシートポスト」の全社導入を開始し、6,7月の2か月の実績データで、728時間の削減実績となりました。今年は新型コロナの影響を受け、出張数が減り在宅勤務が増えたことで、経費申請数が昨年度と比較して約23%減っていますが、仮にこのままの出張数減で推移した場合でも、年間の稼働削減時間は約13,750時間になる見込みです。

斉藤 削減できた時間は、利益を生むための稼働時間に変わりました。営業であれば本来の業務であるお客様対応により多くの時間を充てることができるようになり、経理としてもより付加価値の高い業務に時間を充てることができるようになりました。

社員4,000名に浸透させるために、オンライン説明会で丁寧に質問に答えた

斉藤 よく聞かれるのが、社員が4,000人もいて導入に苦労しなかったかということです。もちろん苦労は多々ありました。やはりどれだけ便利になるとわかっていても、心理的に新しいものを受け入れて変化することを拒否してしまう社員はいます。この問題の解消のために財務部として全社員を対象とした説明会を開きました。

黒田 コロナ禍での開催でしたので、説明会は全てオンラインで行いました。オンラインの場合、説明を聞きながら同時にチャットで質問を投げることができます。実際の説明会でも主催側が追いつけないくらい多くの質問が来ましたが、一見大変なようで実は大きなチャンスだと思いました。

なぜなら、その場でできるだけ疑問や不安を洗い出しておき、これらに丁寧に答えていけば、その後の運用がスムーズに乗りやすくなるからです。

村上 実際に説明会の後でも特にこれといった苦情は来ていません。やはり説明会で質問を受け付けて、丁寧に回答したことがその後の浸透につながったのだと思います。

エクシオグループ内にも『レシートポスト』の導入を推進してきたい

■今後の展望



黒田 経理部門の理想形は、経営層に対して財務・税務・ファイナンスに関して経営方針に基づいた適確なオペレーションの実行と有用な情報提供を行い、最適な経営判断をサポートするコントローラーだと考えています。

また、現場社員に対しては、現場における社員の間接業務の効率化を推し進め、負担を軽減するための支援を行う縁の下の力持ちでありたいと思っています。これからもこのことを実現するために、財務部として全力で支援していきたいと思います。

田口 「レシートポスト」導入によって、当社で間接稼働の大幅な削減効果を出すことができました。この効果を、次は協和エクシオのグループ会社に対しても推し進めていきたいと考えています。グループ会社も巻き込んで「レシートポスト」の導入を進めることで、エクシオグループ全体での業務改革及び意識の改革に取り組み、さらなる進化を遂げていきたいと思っています。

これから声を大にして「レシートポスト」の素晴らしさを訴求してきたいですね。

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