キャディ株式会社

営業部全体の業務効率を最大化できるのは『レシートポスト』以外になかった。「完全ペーパーレス化」を実現した製造業向け受発注プラットフォーム運営会社

  • 業種
    インターネット情報サービス
  • 従業員数
    65名
目的
  • 経費精算業務の完全ペーパーレス化を実現し、営業部全体がコア業務に集中できる環境を整えること
課題
  • 領収書ペーパーレス未対応の経費精算システムを導入していたが、毎月多くの領収書が発生するため、締日までに営業からの申請が間に合わないことが常態化していた
  • 毎月10枚以上の領収書が発生する営業メンバーは、領収書の申請処理を行うためだけに、深夜残業や休日出勤をせざるを得ない状況だった
  • 申請内容の確認業務をアルバイトに依頼していたが、確認とファイリングに多くの時間がかかり、本来依頼したい他の業務を依頼できない状況だった
効果
  • 毎月、締日までに営業からの申請が届くようになった
  • 営業メンバーの無駄な残業や休日出勤がなくなり、コア業務に集中できる環境が整った結果、営業部全体の業務生産性が向上した
  • アルバイトの業務時間が効率化でき、余った時間を別のコーポレート部門担当からの業務に割り当てることができた結果、コーポレート部門全体にもコア業務に集中できる環境が整った

モノづくり産業のポテンシャルを解放する

キャディ株式会社について

特注品の発注者と全国の加工会社を自動見積のテクノロジーを用いてつなげるサービス「CADDi」を開発運営しています。図面データから自動で見積算出することができ、品質・価格・納期面で最適な加工会社を自動で特定できる仕組みを提供し、製造現場の社会課題を解決しています。

製造業は、国内総生産額が180兆円規模を誇る日本の基幹産業です。そして、その内の120兆円程度が部品調達にかかるコストによって占められています。一方で、これだけ多くのコストがかかっているにも関わらず、設計においてはCAD/CAEなどの活用、製造においては自動化・ロボット化、販売においてはAI・ビッグデータの活用などのイノベーションが起こっているのに対して、調達分野においては100年以上大きなイノベーションが起きていないのが現状です。このことで、不安定な受発注、発注や見積にかかる手間、調達コストや生産側の赤字比率の高さなど、発注側・受注側双方に様々な社会課題が起きてしまっています。

当社はこの調達分野にイノベーションを起こすことで、モノづくりに携わるすべての企業・産業全体が、本来持っている力を最大限に発揮できる社会の実現を目指しています。

すでに他社の経費精算システムを導入していたが、締日までに申請が間に合わないことが常態化していた

経営管理本部 伊藤 達也 様(肩書は取材当時のもの)

『レシートポスト』検討のきっかけ

既に他の経費精算システムを導入していましたが、営業からの申請が締日までに間に合わないことが常態化する問題が発生していました。その最たる理由が、既存の経費精算システムが領収書ペーパーレスに対応していなかったことです。当社の営業メンバーは日本全国の製造業のお客様先に訪問に行きますが、製造業の多くは工場を併設していて、駅から遠いところに会社があることが多いため、訪問の際には新幹線やタクシーでの移動が多く発生します。このため、営業メンバーの多くが毎月10枚以上の領収書を申請する必要がありました。

しかしながら、日々、全国のお客様先を訪問する営業メンバーにとって、経費申請業務を平日日中の時間帯に行うことは難しい状況でしたので、わざわざこの業務のためだけに、夜9時頃から終電近くまで時間を確保する者や、休日出勤をして申請業務を行う者もいました。また、毎月の領収書が10枚以下の場合であっても、対象となる領収書を申請のタイミングで探し出して、紙に糊付けする業務だけでも、相応の手間とストレスがかかります。

これでは、営業メンバーが経費申請業務によって疲弊してしまい、本来やるべきお客様先への訪問や提案活動などのコア業務に支障をきたすのではないかと懸念していました。

毎月発生する領収書の枚数が膨大で、申請内容の確認に丸1日の工数を費やさざるを得ない状況だった

また、経理の観点でも懸念がありました。それは、毎月発生する領収書の枚数が膨大だったために、申請内容の確認に丸1日の工数を費やしていたことです。申請内容の確認業務はアルバイトの方に依頼していましたが、毎月平均150枚程度、多い月で250枚程度の領収書が紙に糊付けされた状態で届きますので、それらを1枚ずつ確認していく業務にはかなりの面倒さが伴いました。

確認が終わればそれらをファイリングする業務も発生しますので、これら一連の業務を全て終えるのに丸1日の工数を費やさざるを得ない状況でした。アルバイトの方には、コーポレート部門に携わる他の社員からの業務依頼にも対応してもらっていましたが、経費精算の時期には本来依頼したい他の業務を依頼できない状況となっていました。

領収書申請の手間をなくし、経費精算業務の完全ペーパーレス化を実現できる唯一の選択肢が『レシートポスト』の導入だった

『レシートポスト』導入の決め手

このような懸念点を解決する策は、領収書も含めた経費精算業務の完全ペーパーレス化を実現できる経費精算システムの導入と結論づけ、これに対応できる他の経費精算システムへのリプレース導入を検討することにしました。いろいろと情報を調べた結果、当社の要望に応えてくれる唯一の経費精算システムが『レシートポスト』でした。

『レシートポスト』には、他社には無いペーパーレスプランがあります。このプランを使えば、営業メンバーは領収書を写真に撮って、領収書原本を社内のポストに投函するだけで申請業務が完了できるようになります。それまでの申請業務は、領収書を写真に撮った後に、経費精算システムに日付・価格・支払先を入力して申請を行い、最後に領収書原本を紙に糊付けするところまでを行う必要がありました。これが、『レシートポスト』であれば、領収書を写真に撮って、領収書はそのまま社内ポストに投函するだけで済むようになりますので、大幅な業務効率化が実現できます。

投函後は、社内ポストに投函された領収書をBearTailに送れば、領収書と申請内容の突合作業を行ってくれますし、さらには領収書原本の保管まで行ってくれます。加えて、コスト面でも既存の経費精算システムより安価になることがわかりましたので、合理的に考えて導入しない選択肢はありませんでした。

導入初月にテスト期間を設け、操作が不安な社員向けに
『レシートポスト』使用説明会を行い、早期の浸透を図った

当社は設立50年を超える会社ですので、新人からベテランまで幅広い年齢層の社員がいます。この状態ですとどうしてもITリテラシーに差が出てしまい、比較的若めの社員はすぐに慣れてくれるかなと思いましたが、これまでずっとExcel主体で経費申請業務を行ってきたベテラン社員にとっては、操作に慣れるまではExcel運用のときよりも時間がかかってしまうのではないかと考えました。そこで、社内導入初月の1ヶ月をテスト期間にして、社員に自由に触ってもらってまずは操作に慣れてもらうことにしました。また、それでも操作に不安を感じる社員向けに『レシートポスト』使用説明会を実施して、実際の画面を見せながら営業の立場でどれくらいの手間が省けるかを理解してもらえるようにしました。同時に、これだけ便利になってコア業務に集中できるようになるので、ぜひ積極的に使ってほしいという力強いメッセージを経理部から発信しました。このことで社員の浸透スピードも上がっていきました。

営業部の経費精算工数を月100時間から50時間に削減し、営業力強化に貢献。
経費精算フローが完全ペーパーレス化されたことで、
経理部の工数も半分になった

1点目は、営業部の経費精算工数を月100時間から50時間に削減でき、営業力向上に貢献できたことです。

経費の申請を行う現場の営業は、時間や場所を問わずいつでも申請ができるようになり、月末前後に集中していた経費精算業務を、日々のスキマ時間で行えるようになりました。また、承認を行う上長も、経費支払い締め日の2営業日に社内にいなくても社外から承認業務が行えるようになりました。その結果、営業1名あたりの経費精算工数は導入前の半分の30分程度に抑えることができ、その分の浮いた時間をお客様先への訪問や提案活動などのコア業務に充てられるようになりました。営業部100名で月50時間の削減効果ですので、年間に換算すると営業部全体で600時間程度の工数を削減できたことになります。このことでより個のパフォーマンスが発揮され、営業力強化に貢献することができました。営業1名あたりで考えると月30分の工数削減は決して大きな数字ではないかもしれませんが、100名規模の営業人数がいる当社にとって、営業部全体の削減効果は相当なインパクトをもたらしました。

2点目は、経費精算フローの完全ペーパーレス化を実現したことで、経理部の経費精算工数も月40時間から20時間に削減できたことです。

従来のExcelによる申請の場合、正しい経費支払いを行うために経理担当者3名がかりで計5日間の工数をかける必要がありましたが、『レシートポスト』導入後は半分の時間で経費精算業務を完了できるようになりました。さらに、BearTailが提供する『ペーパーレスプラン』を利用したことで、営業は領収書をスマートフォンで撮影し、社内に設置されている専用ポストに投函するだけで済むようになり、その後に経理スタッフが月1回の頻度でポストから領収書を回収し、それらをBearTailに郵送さえすれば、その後の突合作業はもちろん、保管に至るまでの業務をBearTailが請け負ってくれる仕組みを構築することができました。完全ペーパーレス化の実現は、『レシートポスト』+『ペーパーレスプラン』の組み合わせでしか実現できない未来像でしたので、BearTailには本当に感謝しています。

営業に気持ちよく仕事をしてもらうために、『レシートポスト』の導入に
よって実現できた完全ペーパーレス環境をこれからも続けていく

■今後の展望

経費精算業務はたしかに付加価値をうまないノンコア業務ですが、だからといって不要な業務では決してありません。経費精算は社員全員に関わることですし、売上の多い営業ほど経費も多く発生します。だからこそ、現場の営業にはコア業務により時間をかけられるように、経費精算業務にかける時間を最小限に抑えたいと常々考えていました。現場の営業に気持ちよく仕事をしてもらうために、『レシートポスト』の導入によって実現できた完全ペーパーレス環境をこれからも続けていきたいと考えています。

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